Помощник руководителя / Personal Assistant to General Manager

Подчинение:General Manager (expat)/ Генеральному Директору компании Обязанности: Ведение графика рабочего дня Генерального директора: Расписание встреч, координация участников встреч, согласование поездок с персональным водителем руководителя; Организация переговоров с участием руководителя: прием гостей, резервирование переговорных комнат, подготовка материалов для переговоров, ведение протокола. Travel-поддержка Генерального директора и Топ-менеджмента компании: Покупка билетов, бронирование гостиниц, заказ такси; Помощь в оформлении виз в другие страны для сотрудников компании (запрос в агентство, поиск информации на сайте посольства, звонки в посольство, сбор необходимых документов). Организация приема иностранных коллег: Обеспечение их визита всем необходимым: заказ такси и микроавтобусов, подготовка переговорной комнаты в офисе (вода, проектор и т.п.), заказ столиков в ресторанах, бронирование переговорных комнат в гостиницах. При необходимости - бронирование гостиниц в Москве; Оформление приглашений для въезда в Россию для иностранных гостей, координация их поездки.Отправка приглашений адресату. Административная поддержка и документооборот: Ежедневная подготовка и подписание документов у руководителя; Регистрация доверенностей. Оформление доверенностей для руководителя, помощника руководителя, сотрудников административной группы, других сотрудников по их просьбе; Поиск информации в Интернете и др. источниках; Подготовка от лица руководителя документов для бухгалтерии и HR: авансовые отчеты, сл.задания на командировки, заявления на отпуск и т.п.; Копирование,сканирование, уничтожение ненужных документов; Устный/письменный перевод; Поддержание порядка в кабинете руководителя: чистота, наличие воды, бумаги в принтере и т.п. Заказ канцелярских и других расходных товаров для руководителя (заказ ланча, закупка напитков, медикаментов и т.п.) Ответ на телефонные звонки, выполнение других функций секретаря при временном отсутствии секретаря, офис – менеджера и административного помощника. Требования: Высшее образование Желателен опыт работы в должности секретаря, помощника от 1 года Знание офисной оргтехники. Знание принципов оформления и регистрации документов. Навыки устного и письменного перевода. Умение работать с информацией. Свободный английский язык, Навыки работы на ПК, знание программ MS Office. Условия: Трудовые отношения в соответствии с требованиями ТК РФ. Дополнительная медицинская страховка. Возможность профессионального развития и карьерного роста. Скидки на всю продукцию Компании График работы: 5/2, с 9 до 18, субб. воскр. выходные Место работы - м. Войковская, БЦ "Метрополис" (2 минуты пешком от метро). Заработная плата обсуждается с каждым кандидатом индивидуально.