Персональный ассистент руководителя + частично офис менеджер

Обязанности: подчинение двум руководителям: основному руководителю и руководителю учебного центра • административное и организационное сопровождение деятельности руководителя; • выполнение личных поручений руководителя; • организация переговоров, деловых встреч, приемов, совещаний, проектов; • ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке); • трэвел-поддержка деловых и личных поездок руководителя; • ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции; • сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя; • доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок; • офис-менеджмент: организация приема посетителей, обеспечение офиса канцтоварами, расходными, учебными материалами, необходимыми для работы учебного центра (закупка, приемка, учет, хранение и выдача), обработка входящих звонков и писем, поддержка документооборота офиса (входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов) Требования: Тайм-менеджмент • составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание календаря (бизнес и личного), оперативная интеграция календаря в расписание мероприятий отдела; • фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях; • оптимальная организация рабочего дня руководителя; • планирование собственного рабочего времени. Организация встреч, переговоров • подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя; • ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч; Управление секретариатом • постановка задач водителю, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера; • оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы; • жизнеобеспечение рабочего места руководителя. Ведение документации • работа с документами – это грамотное составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.; • при необходимости редактирование писем и бумаг, подготовка презентаций и проектов; • работа с почтой: сортировка почты руководителя по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать. Поддержание деловых контактов • уметь управлять информационными потоками; • быть в курсе всех событий в компании; • решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом; • поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь. Travel-сопровождение • организация деловых и личных поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели); • организация логистики перелетов в обе стороны; • организация путешествий (приобретение билетов, заказ трансферов, ужинов.) Каждая поездка сопровождается программой Управление личными делами руководителя • при необходимости, сопровождение семьи (2 детей и родители) – контролировать работу репетиторов, отслеживать посещение занятий; • организация содержания квартиры (при необходимости); • сопровождение любых мероприятий (при необходимости); • отличное знание luxury-брендов и осуществление покупок; • организация спортивных хобби руководителя: экипировка, приобретение аксессуаров; Личные качества ассистента: • умение подчиняться, чувствовать настроение; • умение предугадывать реакцию руководителя; • коммуникабельность; • организаторские способности; • работа в режиме многозадачности; • находчивость, быстрая реакция; • стрессоустойчивость; • умение хранить информацию; • эрудированность, знание различных областей; • высокая работоспособность; • доброжелательность, улыбчивость; • стремление развиваться (саморазвитие); • дипломатичность; • аккуратность; Знание английского: разговорный уровень Условия: Полная занятость, полный день 5/2, 10.00-19.00 Испытательный срок 3 месяца Официальное оформление