компания "многоотраслевая бизнес компания" в рекламное агентство требуется офис-менеджер (секретарь, администратор). обязанности: документационное обеспечение управления: - работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел; - работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт (реестр), хранение; - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; - работа с исходящей корреспонденцией (письма, сообщения): регистрация, передача, учёт (реестр), хранение; - оформление и регистрация, отправление писем; - работа с почтой россии, проверка почтового ящика; - учет договоров входящих и исходящих, регистрация в реестре; -прием актов/упд от бухгалтера, учет по датам и номерам; -доверенности, учет доверенностей; - составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов писем в пределах своей компетенции; - прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников учреждения, которым они предназначаются; -фиксирование полученной по телефону информации в отсутствие абонента и доведение её содержания до его сведения; - организация встреч посетителей и гостей; - ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; - соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. обеспечение жизнедеятельности офиса: - заказ воды по мере необходимости; - заказ канцелярских товаров 1 раз в месяц согласно заявкам сотрудников; -оформление и согласование договоров с взаимодействующими структурными подразделениями, с контрагентами на предмет: предоставление транспортных услуг, услуг связи, поставки воды, доставки канцелярских товаров, оплаты коммунальных платежей и т. д.; - организация и контроль за соблюдением сотрудниками регламента о режиме рабочего времени; -прием и регистрация заявок на привлечение курьера; -координация и контроль работы курьеров: - составление маршрутов следования; - формирование пакета документов, согласно поступившим заявкам от сотрудников; - получение в бухгалтерии подотчетных денежных средств; - выдача подотчетных денежных средств курьеру для отправки почтовой корреспонденции, оплаты проезда на городском транспорте; -участие в подготовке корпоративных мероприятий; -обеспечение услугами мобильной связи сотрудников; - учет инструмента, инвентаря, ос (регистрация в журнале учета, присвоение номера); - взаимодействие с системным администратором на предмет беспрерывной работы оргтехники, заправка картриджей; - выполнение поручений руководителя. требования: ответственность грамотность пунктуальность условия: офис в центре города своевременная оплата труда возможность карьерного роста
Адрес
Барнаул