Секретарь руководителя

Обязанности: Осуществлять регистрацию документов в системе управления документацией. Формировать перечень входящих документов для генерального директора, содержащих задание для исполнения. Организовывать проведение селекторных совещаний генерального директора, фиксировать в его отсутствии полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, телефонограммы, своевременно доводить до сведения генерального директора информацию, полученную по каналам связи. Оформлять документально решения генерального директора, доводить до сведения работников устные распоряжения генерального директора. Вести базу контактов генерального директора, в том числе дни рождения, а также согласовывать с генеральным директором формат и способ поздравления, информировать об этом отдел административно-хозяйственного обеспечения. Обеспечивать организацию работы с посетителями в приемной руководителя (вести журнал предварительной записи на прием, регистрацию посетителей; организовывать прием деловых партнеров в офисе, обслуживание руководителя и его деловых партнеров, осуществлять сервировку чайного (кофейного) стола; принимать меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя). Выполнять работу по подготовке заседаний, совещаний, конференций и иных мероприятий, проводимых генеральным директором, согласовывая с начальником отдела по делопроизводству и архивному делу время, сроки и место проведения мероприятий, а также обеспечивать оповещение участников мероприятий о времени и месте проведения, повестке дня, осуществлять формирование, регистрацию и хранение протоколов проводимых мероприятий и контроль исполнения решений. Незамедлительно информировать начальника отдела по делопроизводству и архивному делу обо всех нарушениях, выявленных в процессе работы системы управления документацией (электронного архива документов), нарушении сроков исполнения распорядительных документов, резолюций и решений руководства Общества. Выполнять работу по организации приема, регистрации и необходимом обслуживании лиц, прибывших в служебные командировки для участия в совещаниях и других мероприятиях проводимых генеральным директором, а также обеспечивать бронирование мест в гостиницах для членов пребывающих делегаций (при необходимости). Осуществлять работу по организации командировок генерального директора. Обеспечивать наличие печатных форм материалов, необходимых для работы генерального директора, вводить текущую информацию в банк данных. Квалификационные требования к должности: Высшее профессиональное образование (желательно экономика, управление персоналом, документоведение). Опыт работы на аналогичной или схожей должности. Профессиональные знания/навыки: Уверенный пользователь ПК. Знание программ Microsoft Office, программ для отправки-получения электронной корреспонденции, Docsvision. Навыки работы с МФУ, ксероксом, другой офисной оргтехникой. Знание основ делопроизводства. Ответственность за возложенные обязанности. Грамотная письменная и устная речь. Коммуникабельность, пунктуальность. Условия: Вакансия на период отсутствия основного работника. График работы 5/2. Дополнительное медицинское страхование. Предоставление путевок в оздоровительные учреждения (по истечении двух лет работы). Социальные гарантии и льготы согласно Коллективному договору для сотрудников и их детей.