Главный специалист Отдела документационного обеспечения управления

Обязанности: Контроль исполнительской дисциплины по организационно-распорядительным и информационно-справочным документам, в том числе:Постановку документов на контроль в системе электронного документооборота DIREKTUM (далее – СЭД), мониторинг хода исполнения и статуса документа, поставленного на контроль, в процессе работы с ним, контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах.Ежедневное формирование реестров документов в СЭД по текущим контрольным срокам исполнения, направление уведомлений работникам Общества.Подготовка отчетов о состоянии исполнительской дисциплины – сведений об исполнении поручений (исполненных, неисполненных, о сроках исполнения - формирование отчетов посредством СЭД.Подготовка справок (реестров) об исполнении/ неисполнении поручений (за месяц, квартал, полугодие, год), направление уведомлений о неисполнении руководителям подразделений.Взаимодействие с исполнителями ответственных подразделений по вопросам исполнительской дисциплины, определение причин несвоевременного выполнения поручений. Направление запросов о ходе исполнения, корректировке сроков исполнения документов по согласованию с заинтересованными лицами.Оказание консультативно-методической поддержки работникам Общества по вопросам формирования отчетов по поручениям в СЭД, разъяснение правил, требований, установленных ЛНА об организации контроля и порядка исполнения документов в Обществе.Организация приема, отправки корреспонденции:Прием корреспонденции, доставленной из почтового отделения связи, от компаний экспресс-доставки; проверка правильности адресации, целостности упаковки, соблюдения сроков доставки.Вскрытие корреспонденции, классификация на регистрируемую и нерегистрируемую, передача документов на регистрацию.Проверка целостности вложений; составление актов несоответствия (повреждения, отсутствия документов по вложенным описям и реестрам, отсутствия печатей на договорных и отчетных документах со стороны корреспондента).Учет нерегистрируемых документов в базе данных программы MS Excel (журнал НРД); поступивших договоров, приложений к ним, регистрационных документов (лицензий, свидетельств) в журнале выдачи документов под подпись; оповещение Исполнителя о поступлении документов.Учет в базе данных программы MS Excel документов, представленных Исполнителями, для отправки Почтой России, компаниями экспресс-доставки (журнал отправок).Подготовка документов к отправке: сортировка по адресатам; фальцовка, упаковка в конверты; нанесение на конверт адреса; оформление почтового уведомления, списков почтовых отправок.Поддержание в актуальном состоянии базы адресов (внесение наименования организации, ФИО руководителя, почтового адреса; проверка правильности представленных сведений, на соответствие индекса на сайте Почты России).Взаимодействие с компанией экспресс-доставки по вопросам зон покрытия, тарификации и сроков доставки; оформление накладных для отправки документов посредством услуг компании экспресс-доставки; вызов курьера.Отслеживание движения документов через официальные сайты Почты России и компаний экспресс-доставки; внесение информации о ШПИ (штриховом почтовом идентификаторе регистрируемого почтового отправления), дате доставки и получателе в базу данных (журнал отправок).Оформление, согласование в установленном порядке и передача первичных отчетных документов к бухгалтерскому учету.Оформление, согласование в установленном порядке договорных документов Отдела. Требования: Высшее образование (документоведение предпочтительно).Опыт аналогичной работы от 3 лет.Контроль исполнительской дисциплины, делопроизводство Условия: Место работы - г. Москва (пос. Газопровод). Ближайшие станции метро "Ольховая" или "Тёплый стан". Также ходят корпоративные автобусы от/до станций метро "Новые Черёмушки" и "Новоясеневская".– Пятидневная рабочая неделя;– Полное соблюдение ТК РФ;- Добровольное медицинское страхование работника и несовершеннолетних детей;– Дополнительные льготы и компенсации.