Офис-менеджер / делопроизводитель

Обязанности: Подготовка и отправка документации: Заполнение, редактирование и составление деловой корреспонденции такой как: Договора с поставщиками и заказчиками, спецификации к ним, доверенности на получение груза Акты приемки, официальные письма, претензии, ответы на претензии, счета, товарные накладные, УПД, коммерческие предложения, и прочее. Печать документов из разных форматов Jpg, PDF, Excel, Word, Сканирование распечатанных документов в формат PDF, систематизирование отсканированных страниц, переименование файлов. Структурирование полученных фаилов внутри рабочих папок в соответствии с регламентом и назначением. Отправка файлов по электронной почте Подготовка почтовой корреспонденции для отправки, через личный кабинет почты России, составление реестров, печать конвертов, физическая передача в юр. отдел на отправку. Формирование заявок в режиме онлайн для отправки корреспонденции другими курьерскими сервисами типа СДЭК, ДЧЛ. Необходимо самостоятельное изучение регламентов для работы в онлайн сервисах таких как: ЕГАИС учёт древесины: создание сделок купли-продажи пиломатериалов, подача отчетов. ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок): внесение данных по заключенным гос. контрактам для регистрации выполненных обязательств. ПИК (портал исполнения контрактов) внесение данных по заключенным гос. контрактам для регистрации выполненных обязательств. ЭДО (Электронный документооборот) внесение данных по заключенным гос. контрактам для регистрации выполненных обязательств. КОНТУР Диадок (Электронный документооборот) внесение данных по заключенным контрактам с контрагентами для подписания электронных бухгалтерских документов. Контроль исполнения обязательств контрагентами: Получение информации от контрагентов о ходе работ, и дате готовности товаров к отгрузке по оплаченным заказам, по электронной почте в телефонных переговорах и в мессенджерах. Работа с рекламациями возникшим по вине поставщика, привлечение его к положительному решению данных вопросов. Структурирование информации: Структурирование всей входящей и исходящей информации: электронных писем, телефонных переговоров, переписки в мессенджерах, в виде документов, текстов, изображений в формате Jpg, PDF, Excel, Word, в соответствии с регламентом и назначением. Сбор и внесение данных о ходе работы по заказу в CRM таблицу, оцифровка данных полученных от контрагентов и сотрудников. Организация доставки: Формирование заявок в ТК (транспортные компании) с внесением данных в личных кабинетах в режиме онлайн, на забор и доставку груза, с указанием габаритов, количества мест, веса груза, данных отправителя, и получателя. Составление доверенностей на ТК для забора и передаче груза. Контроль за грузом через личный кабинет ТК и электронную почту: контроль забора груза, контроль поступления счетов на оплату за доставку после забора, контроль оплаты доставки, контроль получения груза Заказчиком. Поиск поставщиков услуг и товаров в интернете: Поиск необходимых товаров и услуг по заданию. Запрос коммерческих предложений, рассылка запросов по электронной почте, переговоры по телефону. Требования к навыкам: Продвинутый пользователь MS Offise (MS Word, MS Excel) Работа в Word: скорость печати средняя или высокая, грамотность, понимание этики и правил деловой переписки при составление официальных писем, подготовка документов с использованием изображений, таблиц, текста, перевод файла в PDF. Работа в Excel: внесение и редактирование данных, составление таблиц, составление формул для расчёта. Продвинутый пользователь Internet: поиск информации в сети, Работа в Adobe Acrobat (PDF фаилы): редактирование текста, систематизирование страниц, объединение, извлечение страниц, вставка изображений. Знание других офисных и специальных программ приветствуется. Хорошие знания компьютерной и оргтехники: настройка качества печати. форматов печати, 1-2-х сторонняя печать и сканирование, редактирование документов в разных форматах PDF, JPG. Личные качества: Внимательность Грамотность Усидчивость Стрессоустойчивость Ответственность и пунктуальность в ведении дел. Быстрый анализ ситуации. Быстрый переход к действию. Вежливость и грамотность в общении. Работа в режиме многозадачности. Условия: Испытательный срок Официальное трудоустройство График пн-пт. с 11:00 до 20:00