Бизнес-ассистент | Помощник руководителя в рекламное агентство

Мы — команда TolkaDigital, берем на себя весь интернет-маркетинг клиентов: комплексно, с минимальным участием собственника. Для нас маркетинг — это образ мышления и стиль жизни. Для нас нет нерешаемых задач, в нашей команде никто не говорит “это невозможно”. Основной наш продукт — это удаленный отдел маркетинга. Сейчас нашему агентству необходим многорукий многоног, который возьмет на себя задачи по улучшению бизнес-процессов и организации отдела производства. Почему мы ищем нового ассистента?Ассистент, который начал с нами работать год назад, вырос из этой должности и перешел на другую — руководитель проектов. Главная задача нашего будущего ассистента — постановка задач команде, назначение ответственных исполнителей и контроль исполнения сроков этих задач, координация работы подразделений, а также формирование задач руководителя и их приоритеты. Чем тебе предстоит заниматься: Присутствовать на всех ежедневных онлайн-встречах/планерках, вести протоколы встреч и фиксировать задач по каждому проекту; Оперативно ставить задачи в трекере Asana ответственным исполнителям, выставлять по ним приоритеты, контролировать сроки, уметь быстро давать статусы по задачам, напомнить про дедлайны; Быть в курсе событий в компании: слышать и слушать, читать и вникать, а также учитывать важную информацию, которая может обсуждаться при онлайн-встречах или в чатах. Отбирать важную информацию для руководителя. Держать на контроле все задачи и сроки, сигнализировать руководителю Вести календарь руководителя и команды; Отслеживать и контролировать документы для команд: поддержание актуальности всех ссылок по проектам: гугл документы, посадочные страницы, таблицы с показателями, договоры с клиентами; Поддерживать в актуальном состоянии базы знаний, регламентов, инструкций, дорабатывать их при необходимости. Систематизировать хранение и передачу доступа данных; Наводить порядок в CRM-системе; Выполнять бизнес-задачи: искать и структурировать нужную информацию, собирать данные и аналитику по запросу руководителя; Что мы хотим видеть в нашем ассистенте? Опыт на должности бизнес-ассистента от 1 года; Тайм-менеджмент. Собранность, организованность, инициативность и внимательность к мелочам. Напиши в сопроводительном письме: какие сильные стороны помогут тебе на этой должности? Уверенное пользование современными инструментами для менеджмента: ПК, Zoom, Google Docs, Google Sheets, Google Disk, Asana, календарь; Умение вести грамотную переписку и выстраивать коммуникацию с людьми; Умение грамотно и коротко объяснять свои мысли, умение ставить вопросы; Ответственность и за процесс, и за результат. Умение структурировать информацию, умение сводить информацию в наиболее удобный вид; Умение организовывать, вести и протоколировать совещания и встречи; Менеджерские навыки: приоритизация, постановка задач, контроль выполнения сроков; Высокая скорость работы, способность работать в режиме многозадачности; Опыт в сфере digital будет большим плюсом; Опыт работы на удаленке. Что мы предлагаем: Работу в быстро растущей компании с крутыми экспертами и специалистами; Рост внутри компании. Мы хотим, чтобы ты вырос у нас как до другой должности, так и в доходе; Разноплановые задачи, которые здорово расширяют кругозор и позволяют освоить те навыки, которые тебе понадобятся, когда мы тебе предложим должность повыше; Удаленный формат работы, полная занятость, 5/2 с 9:00 до 18:00 МСК Фиксированный оклад, который растет по мере твоих навыков; Дружное комьюнити: мы всегда друг другу помогаем, поздравляем с праздниками и делаем друг другу подарки :) Внутреннее обучение от руководителя агентства: коучинг, тренинги, консультации, курсы.