Личный помощник

компания "air astana, ао" обязанности: организовывать и вести документооборот в департаменте (регистрировать, систематизировать всю входящую и исходящую корреспонденцию), рассылать необходимые материалы руководителю или конкретным исполнителям, согласно принятому регламенту. подготавливать необходимые документы и материалы для непосредственного руководителя. вести запись встреч и переговоров непосредственного руководителя. организовывать проведение телефонных переговоров и других встреч непосредственного руководителя; регистрировать в его отсутствие всю полученную информацию, доводить до сведения непосредственного руководителя в полном объеме. подготавливать все для совещаний, проводимых непосредственным руководителем, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня) составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы на письма по поручению непосредственного руководителя. осуществлять контроль над соблюдением сроков выполнения поручений непосредственного руководителя. организовывать прием посетителей, содействовать в оперативности рассмотрения просьб сотрудников. оформлять все внутренние заявки в системе bps согласно запросам непосредственного руководителя и сотрудников департамента. контролировать своевременную обработку заявок. своевременно передавать в финансовый департамент все документы на оплату товаров и услуг (pjf, cjf, счёт-фактура, акт и пр.), приобретенных за счет центра затрат департамента, отчет по расходам корпоративной карты департамента. контролировать своевременность сдачи авансовых отчетов сотрудниками департамента. организовать командировки руководителя и, при необходимости, сотрудников департамента (бронирование билетов, гостиниц, оформление виз, трансфер, подготовка необходимых документов для командирования). своевременно подавать пакет документов в службу внутренней безопасности для обновления и получения пропусков на территорию аэропорта для сотрудников департамента. осуществлять устные и письменные переводы по поручению непосредственного руководителя. организовать и контролировать процесс рассмотрения и подписания типовых договоров по заданию непосредственного руководителя. подготавливать и передавать cвоевременно необходимые документы в другие департаменты. следовать установленным процедурам номенклатуры дел и срокам сдачи документов в корпоративный архив. вести ежемесячный табель учета рабочего времени сотрудников всего департамента и своевременно передавать в департамент по управлению персоналом и административным вопросам. консолидировать всю необходимую информацию для бюджета департамента. организовать обеспечение канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы руководителя и сотрудников департамента. выполнять другие обязанности по профилю и специфике деятельности департамента. требования: высшее образование; знание казахского, русского, английского языков на продвинутом уровне. владение деловой письменной и устной речью. знание организации делопроизводства. знание систематизации и хранения служебной документации. инициативность, исполнительность, внимательность, ответственность.