Помощник руководителя

Обязанности: Создавать и поддерживать положительный имидж организации и директора производственного департамента; Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению ежедневной деятельности директора производственного департамента; Отвечать за ведение и оптимизацию рабочего графика директора производственного департамента; Организовывать собрания и встречи по поручению директора производственного департамента (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), при необходимости вести протокол и обеспечивать организацию оборудования рабочих мест участников совещаний; Принимать поступающую на имя директора производственного департамента документацию и корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, а также отвечать за подготовку и отправку ответной корреспонденции; Отвечать за подготовку и организацию деловых поездок для директора производственного департамента (а также начальников управлений по отдельному поручению); Отвечать за подготовку и внесение в систему авансовых отчетов по командировкам и прочим административным расходам директора производственного департамента; Вести протокол и сбор документов для встреч команды руководства производственного департамента, подготавливать повестки и протоколировать иные встречи по указанию директора производственного департамента; Осуществлять координацию общекорпоративных мероприятий (форумы, командообразующие мероприятия и прочее) по поручению директора производственного департамента; Оказывать поддержку в подготовке речи и сообщений от имени директора производственного департамента для сотрудников, а также докладов и отчетов генеральному директору и участникам компании; Своевременно, качественно и в полном объеме заносить информацию в систему SAP согласно присвоенной роли и в соответствии с процедурами и бизнес-процессами Компании. Управлять реестром рисков производственного департамента: организовывать внутреннее обсуждение с координаторами управлений и владельцами мероприятий по определению рисков и мероприятий для внесения в реестр, осуществлять последующий мониторинг выполнения мероприятий, закрытие. Предоставлять полностью готовый реестр и вести необходимую отчетность и аналитическую работу; Отвечать за разработку и наполнение реестра КПЭ производственного департамента в информационной системе и его визуализацию; Вести обновление новостной доски производственного департамента; Проверять качество и правильность предоставляемых на согласование директору производственного департамента финансовых документов (авансовых отчетов, PR, SES, запросов на командировки, договоров и дополнительных соглашений к ним); Отслеживать исполнение графика отпусков и отсутствия на рабочем месте офисного состава начальников управлений производственного департамента; Анализировать входящую корреспонденцию о приказах, правилах, изменениях в законодательстве, юридически-значимых документах, доводить сводную информацию до директора производственного департамента; На периодической основе отслеживать и анализировать статус мероприятий производственного департамента в системах Фонтан, базах проверок ОЗОТОБОС, регистрации аудитов и т.д; При возможности оказывать административную поддержку руководителям высшего звена Компании во время отсутствия их ассистентов, либо в период пиковой нагрузки по поручению директора производственного департамента. Требования: Высшее образование; Стаж работы в аналогичной должности не менее трех лет; Знать систему управления производственным предприятием; Знать основы административного права, трудового законодательства, правила и нормы охраны труда, промышленной безопасности; Знать правила проведения деловых переговоров; Знать правила деловой переписки и делового этикета; Знать основы эффективного управления временем и приоритезации задач; Знать порядок подготовки и проведения командировок; Знать порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя; Знать правила защиты конфиденциальной служебной информации; Знать основы организации добычи, подготовки и транспортировки нефти, базовую информацию о ключевых объектах месторождения, их назначение и характеристики; Обладать базовыми знаниями по риск-менеджменту, основами экономики предприятия и кадрового делопроизводства; Знать порядок разработки, согласования, утверждения и хранения локальной документации; Знать методы анализа и прогнозирования, технологии сбора информации (опрос, анкетирование, заявки); Обладать лидерскими навыками; Обладать отличными коммуникативными навыками (навыки информирования, влияния, убеждения, публичных выступлений перед большими аудиториями, презентации); Обладать структурированным и системным мышлением; Обладать способностью к планированию и приоритезации; Обладать высоким уровнем навыков письменного и устного общения; Обладать навыками подготовки отчетности; Знать систему SAP ERP; Знать современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации; Знать современные информационные технологии; Знать классификацию, виды и формы представления управленческой информации; Знать источники управленческой информации, методику отбора источников информации; Знать требования, предъявляемые к управленческой информации; Знать особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов; Знать основы написания речей и докладов руководителя. Условия: Принципы работы компании ориентированы на безопасность и социальную ответственность; политика "открытых дверей" - открытый диалог сотрудника и руководителя любого уровня, основные принципы компании - уважение, доверие и честность; Индивидуальный план развития профессиональных и лидерских компетенций; Комфортные условия труда, конкурентная заработная плата, ДМС для сотрудника и членов семьи.