Секретарь-делопроизводитель

Обязанности: Выполнение личных поручений руководителя. * Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию. * Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями. * Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм. * Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения. * Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства. * Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании. * Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени. * Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций. * Хозяйственное обеспечение приемной. * Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений. * Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей. * Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т.п. * Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер). * Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу). * Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости. * Помощь всем отделам организации в ежедневных делах. * Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы. * Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора. * Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах. * Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг.техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.). * Работа с посетителями. * Работа с текущими и архивными документами. * Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы). * Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие). * Подготовка документов для гос. организаций. * Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии. * Заказ воды, сладостей. * Создание и ведение внутренних приказов. * Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов. * Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями. * Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи. * По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. * Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Требования: Опыт работы (лет): 1 год Требования: * Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты. * Самостоятельность в зоне своей ответственности. * Способность принимать и отвечать за принятые решения. * Стремление работать в команде. * Ответственность. * Внимательность. * Пунктуальность. * Доброжелательность. * Готовность к ненормированному рабочему дню. * Исполнительность. * Аккуратность. * Внимание к деталям. * Высшее образование в области делопроизводства и филологии. * Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы: Bat, Outlook Express. * Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года. * Умение вести деловую переписку. * Гибкость и стрессоустойчивость. * Системность, аккуратность, детальность. * Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что. * Вы искренне любите людей и готовы быть полезным. * Вы всегда комфорты в рабочих взаимоотношениях. * Вам не надо повторять два раза. * Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно. * Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы. * По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается. * У Вас отличная коммуникация со всеми. * Вы искреннее желание помочь руководителю. * Надежность * Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок. * Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты. * Эмоциональная зрелость. * Грамотная устная и письменная речь. Образование: Высшее Условия: Дружный молодой коллектив, социальный пакет, премии за успешную работу, рабочий график 5/2, рабочий день с 9.00 до 18.00, обед с 12 до 13.00, имеется столовая, питание за счет фирмы.