Администратор отдела (финансово-технический надзор)

В Департаменте строительного аудита и финансово-технического надзора открыта вакансия Администратора. Обязанности: На стадии подготовки к заключению сделки: готовить документацию для участия в тендерах на оказание услуг по финансово-техническому надзору; обеспечивать актуальность документации для участия в тендерах в электронном архиве департамента строительного аудита и финансово-технического надзора; контролировать наличие договора/гарантийного письма при отсутствии договора и сроки по нему; осуществлять методическую поддержку при составлении, корректировке и согласовании документации по сделкам; На организационной стадии заключения договора на оказание услуг по строительному аудиту и финансово-техническому надзору: обеспечивать и контролировать доступ к папке договора в Облачном хранилище для участников рабочей группы/команды проекта, Заказчика и Банка; создавать карточки договоров/проектов в Учетной системе (Системе); отвечать за передачу Заказчику экземпляра договора и передачу подписанного экземпляра в юридический департамент; На стадии оказания услуг по строительному аудиту и надзору за реализацией инвестиционного проекта: размещать полученные и отправленные документы в структуре электронного архива; контролировать качество оформления отчетных материалов по договорам; осуществлять печать отчетов, аналитических записок и приложений к ним; обеспечивать подготовку бухгалтерских документов; осуществлять подготовку сопроводительных писем или актов приема-передачи документов к отчетам и аналитическим запискам; осуществлять сверку документов бумажного и электронного архива, сдачу бумажного архива документов по проекту/договору в архив Обществ; организовывать и контролировать передачу и получение отчетов и платежных документов между Обществом и Заказчиком, Обществом и Банком; В рамках организации отчетности: организовывать совещания по проектной деятельности департамента строительного аудита и финансово-технического надзора: формировать повестку, контролировать исполнение принятых решений; формировать и обновлять мониторинговый отчет по договорам департамента строительного аудита и финансово-технического надзора; осуществлять подготовку отчетных материалов по исполнению проектов для департамента по управлению проектами Общества; осуществлять подготовку презентации по результатам работы департамента строительного аудита и финансово-технического надзора; осуществлять подготовку презентации для потенциальных Заказчиков; вести документооборот по договорам департамента строительного аудита и финансово-технического надзора; Требования: Высшее профессиональное образование; Опыт работы в должности офис-менеджера / администратора / ассистента отдела в строительной компании не менее 2 лет; Работа в структуре Заказчика на инженерной должности будет преимуществом; Знание порядка оформления первичной документации в строительстве и ее состава; Навыки ведения деловой переписки, грамотная письменная речь; Знание английского языка – преимущество; Опытный пользователь Windows, MS Office: Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Internet; Знание основных положений единой государственной системы делопроизводства; Знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации; Знание организации работы с документами (приём, учёт, регистрация, исполнение, контроль); Знание современных стандартов управления проектами; Ответственность, нацеленность на результат, пунктуальность, коммуникабельность. Условия: Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ. Уровень заработной платы обсуждается с успешными кандидатами. График работы: пятидневная рабочая неделя, с 09:00 до 18:00. Ненормированный рабочий день (+3 дня дополнительного отпуска). Корпоративная мобильная связь. Полис добровольного медицинского страхования (со стоматологией). Программа страхования от несчастных случаев.