Менеджер административного отдела

Компания ООО "Лафарж Нерудные Материалы и Бетон" (Холсим Россия) приглашает на работу Менеджера административного отдела Мы ищем менеджера с успешным опытом многозадачности и выполнения разнопланового функционала для оказания административной поддержки бизнес-подразделениям и поддерживающим функциям своими силами и/или с привлечением третьих лиц на всех площадках Компании в Карелии. Ваши задачи: Работа с различными документами на всех этапах: создание Приказов, писем, отчётов, регистрация; контроль печатей; отправка и получение, архивирование, уничтожение, а также разработка регламентирующих документов (политики, регламенты, инструкции) в рамках деятельности административного отдела. Организация командировок, мероприятий, кейтеринга. Организация закупки различных товаров и услуг, оформление по ним договоров и последующая поддержка: канцтовары, продукты, хозтовары, инвентарь, мебель, промо-материалы и нанесение логотипов; уборка, техобслуживание инженерных систем, курьерские услуги, такси, тревел-услуги, питание, питьевой режим, доставка сотрудников. Создание на подопечных объектах условий для труда и отдыха сотрудников и подрядчиков: планирование назначения помещений (например, комната отдыха, архивная комната, комнаты приёма пищи, аренда квартиры для проживания), их оснащение или ремонт, организация услуг или работ для успешной эксплуатации (ремонтные работы в помещении, уборка, мойка окон, обслуживание и ремонт инженерных коммуникаций, покупка оборудования). Оформление во внутренних системах документов по взаиморасчётам с поставщиками и учёту приобретённых товаров: создание заявок в SAP, оформление комплектов закрывающих документов, оформление транзакций в SAP по постановке на складской учёт некоторых купленных позиций, создание аккруалов, заведение учёток в 1С на приобретённые товары и т.п. Планирование бюджета в рамках обеспечения административных активностей, актуализация его данных и контроль за исполнением. Контроль за подчиненными сотрудниками и представителями третьих сторон для выполнения задач административного отдела. Организация мероприятий, встреч, совещаний по указанным заказчиком ориентирам (сроки, тема, участники, формат и т.п.), выбор и подготовка места проведения, оснащение необходимыми мебелью/техникой, организация питания, трансферов, развлечений и т.п. Соблюдение соответствующих требований законодательства, регламентов и ответственных сотрудников по охране труда, по пожарной безопасности, по охране окружающей среды и экологии в рамках любых действий административного отдела на объектах Компании в Карелии. Выполнение функционала материально ответственного лица в зоне ответственности административного отдела. Участие в проектной работе в роли лидера/инициатора или одного из участников. Прием и распределение входящих звонков, поступающих на телефонную линию Компании в г. Петрозаводск. Встреча посетителей, приходящих к руководству или по административным вопросам. Ведение активностей по работе с общественностью в рамках локальных социальных проектов компании. Командировки Мы ждем от Вас: Законченное высшее образование (менеджмент, экономическое, лингвистическое) Опыт от 3-х лет в компании со штатом 300+ человек в единственном лице или в составе отдела. Понимание административных процессов и их законодательных основ. Управление инфраструктурой: здания/помещения, эксплуатация инженерных систем/оборудования, услуги по содержанию/по ремонту, планирование/оценка состояния. Закупка товаров и услуг: составление ТЗ, определение критериев для выбора подрядчика, знание рынка поставщиков Карелии. Управление подрядчиком: определение требований, KPI, претензионная работа, достижение нужного результата в срок. Оформление бухгалтерских документов: логика обоснования, требования к документам, скрупулёзность сбора данных, связь с законодательством (налоговым и др.). Продвинутый пользователь ПК: Google apps, SAP - желательно, 1C. Английский язык – средний уровень (intermediate) - желательно. Готовность к командировкам. Мы предлагаем: Постоянный трудовой договор и оформление согласно ТК РФ. Расширенный социальный пакет. Программы обучения и развития. Система премирования. Конкурентный уровень оплаты труда. Расскажите о себе в сопроводительном письме, поделитесь Вашими профессиональными интересами и ожиданиями. Обозначьте интересующий Вас уровень зарплатной платы. До встречи в HOLCIM Russia! Коротко о нас: Компания HOLCIM Russia (Холсим Россия) - лидер в сфере разработки и внедрения устойчивых зеленых материалов и решений в строительстве. В России работает более 1500 человек, действуют 4 цементных завода, 3 карьера по добыче нерудных материалов. Компания активно реализует на рынок высококачественные продукты и решения для строительства, расширяет программу защиты экологии в рамках утилизации отходов. Продвигает культуру лидерства, наставничества, проектного управления и цифровизации процессов. Мы ценим открытость, командную работу и непрерывное развитие, активно работаем в условиях изменений и трансформируем бизнес вместе с меняющимся миром. Построй свой карьерный путь вместе с нами!