Офис-менеджер

Pressfeed.ru - сервис подписки на запросы журналистов. На сегодняшний день крупнейшая платформа для журналистов и экспертов в России. Других конкурентов нет. На сервисе представлено более 10000 СМИ (пресса, радио, ТВ), а также более 100 000 экспертов и PR-специалистов из разных областей. Обязанности: Формирование закрывающих документов (акт передачи прав) по оплаченным счетам; Подготовка и отправка договоров оказания услуг и трудовых договоров новым сотрудникам, создание корп.почт; Ведение документооборота с поставщиками Отправка оригиналов документов клиентам Почтой России или курьерскими службами; Еженедельная проверка а/я компании в почтовом отделении; Контроль за работой телефонии: пополнение баланса, взаимодействие с технической поддержкой провайдера и оказание помощи сотрудникам в случае возникновения проблем со связью, подключение новых сотрудников к телефонии, составление ежедневных отчетов по звонкам менеджеров на основании данных из ЛК провайдера; Помощь менеджерам: в течение дня контролировать своевременную обработку заявок, счетов, чатов в CRM системе; напоминать о пропущенных; проверять на пересечения и назначать менеджерам нераспределенных пользователей сервиса; Ежедневное предоставление отчетов о работе менеджеров руководителю: отчет по касаниям с клиентами утром и отчет по звонкам утром и днем; Административная поддержка работы офиса: заказ воды/чая/салфеток/стаканчиков/бумаги для принтера по мере необходимости, сканирование и распределение полученных оригиналов документов по папкам; Подготовка и доставка в офис соглашений со спикерами. В офисе проходят съемки интервью, к каждой съемке нужно соглашение; Взаимодействие с отделом аренды БЦ: забирать акты и счета на оплату, отдавать подписанные экземпляры актов, подавать заявки на работу в выходные дни; Контроль за письмами на общие почты компании, распределение писем между ответственными менеджерами; Ежемесячная помощь руководителю в проверке отчета по оплатам; Контроль за графиком дней рождений и организация поздравлений сотрудников; Выполнение деловых поручений руководства. Требования: Опыт работы офис-менеджером / секретарем / личным помощником; Знание документооборота и делового этикета; Навыки ведения первичной бухгалтерской документации; Владение MS Office и инструментами Google; Коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь; Умение работать в коллективе, отзывчивость, стрессоустойчивость и ответственность; Высокая обучаемость и интерес к новым задачам; Условия: Оформление в соответствии с ТК РФ Возможность работать удаленно, с посещением офиса и почты по мере необходимости Полностью «белая» З/П График работы 5/2 с 9.00 до 18.00 Испытательный срок – 3 мес. Офис (15 мин. от ст.м.Бабушкинская или от ст.м. Свиблово) и проверять а/я в почтовом отделении (7-10 мин. от ст.м. Медведково. )