Начальник канцелярии

компания "полюс" 1. организует работу отдела канцелярии и административной поддержки, руководит работниками отдела канцелярии и административной поддержки, координирует, определяет и анализирует работу подчиненных, в том числе по соблюдению правил и рекомендаций, касающихся работы канцелярии и административной поддержки; 2. обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению. организует учёт действующих локальных нормативных актов компании; 3. организовывает своевременную рассылку документов исполнителям, контролирует сроки отправления исходящей документации, сроки предоставления входящей документации на рассмотрение руководству компании; 4. осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, в том числе содержащих сведения конфиденциального характера; 5. организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение; разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение. 6. подготавливает документы без опечаток, грамматических, орфографических и стилистических ошибок, исключительно в деловом стиле, с корректными ссылками на источники, придерживаясь в документе единообразия в используемых шрифтах, размерах отступов, полей, межстрочных интервалов, колонтитулов, знаков препинания, других обозначений, за исключением случаев, когда различия обоснованы особыми соображениями и обстоятельствами. документы должны содержать достоверную информацию и быть основаны на надлежащих источниках. 7. осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. 8. обеспечивает печатание и размножение служебных документов, а также надлежащее заверение их копий. 9. осуществляет документооборот конфиденциального делопроизводства, регистрирует входящую и исходящую документацию конфиденциального характера. 10. участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание. 11. соблюдает этику делового общения в повседневной работе. приветливо, доброжелательно и уважительно относится ко всем сотрудникам компании и ее деловым партнерам. требования: - высшее образование; -опыт работы не менее 1 года в делопроизводстве; работник должен знать и уметь применять на практике: - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; - единую государственную систему делопроизводства; - организацию делопроизводства; - схемы документооборота, в том числе электронного; - порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; - сроки и порядок сдачи дел в архив; - системы организации контроля за исполнением документов; - оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; - основы экономики, организации производства, труда и управления; - основы трудового законодательства; - средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые для обеспечения деятельности компании, в том числе хорошо знать и уверенно уметь использовать на практике следующие компьютерные программы: microsoft word, microsoft outlook, microsoft excel, а также знать и уметь уверенного документооборота (сэд). условия: - бессрочный трудовой договор; - 5-ти дневная рабочая неделя, - ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. за работу в местности с особыми условиями – 16 календарных дней дополнительного отпуска.