Офис-менеджер Отдела административно-хозяйственного обеспечения

компания "гку инфогород" департамент информационных технологий правительства москвы — команда профессионалов, чья работа не видна невооруженным глазом, но с каждым днём делает жизнь москвичей проще и качественней. департамент занимается проектами информатизации социальной сферы (здравоохранение, образование), жкх, созданием порталов для жителей города (активный гражданин, портал госуслуг, наш город), инфраструктурными проектами (видеонаблюдение, бесплатный wi-fi). обязанности: организация адаптации нового сотрудника в офисе со стороны административно-хозяйственного отдела: встреча сотрудника, его знакомство с офисом и рабочим местом, выдача канцелярских принадлежностей, помощь в возникающих административно-хозяйственных вопросах, либо эскалация запросов в адрес других ответственных отделов/сотрудников; организация и обеспечение административной поддержки офисов: осуществление обходов помещений и проверка чистоты и порядка, фиксация замечаний по части клининга и эксплуатации, незамедлительное информирование ответственных сотрудников о проблемах в помещениях (включая поломки, аварии и проч.), контроль обеспеченности офисов всем необходимым (расходными материалами, водой, бумагой для печати и проч.); контроль исправности бытовой техники, размещенной в общих зонах офисов, незамедлительное информирование ответственных сотрудников о возникающих проблемах и поломках; инвентаризация бытовой техники по запросу руководства; контроль за перемещением техники внутри офисов и между ними; организация работы складских помещений, находящихся в ведении отдела (склады ахо): инвентаризация, поддержание порядка, организация уборки; подготовка функциональных помещений для проведения встреч, совещаний, обучающих мероприятий: организация рассадки, уборки и дезинфекции, обеспечение всем необходимым (водой, канцелярскими принадлежностями), встреча сотрудников не необходимости, помощь в ориентировании в процессе проведения мероприятий; измерение температуры сотрудникам офисов на ежедневной основе; организация процесса документооборота между офисами департамента: проверка правильности оформления и помощь в отправке документов и грузов, информирование сотрудников о необходимости получить корреспонденцию, взаимодействие с ответственными сотрудниками по вопросам отправки и получения документов и грузов (организация перемещения, решение оперативных вопросов, помощь в поиске документов в случае необходимости); ведение учетных таблиц, необходимых в работе отдела: внесение актуальных данных и обновление информации, предоставление информации по запросу; актуализация рассадки сотрудников и закрепления за рабочими местами (ежемесячно). внесение изменений в соответствующие таблицы; участие в подготовке офисов департамента к праздникам по административно-хозяйственной части (расстановка и украшение искусственных елок, размещение праздничных плакатов и объявлений, оформление фотозон своими силами и проч.). в том числе подготовка офисов к длительным праздникам: отключение и чистка бытовой техники, подготовка растений и прочее; выполнение поручений руководителя; взаимодействие с сотрудниками департамента по любым административным вопросам: сбор обратной связи о качестве сервиса ахо, информирование руководителя о просьбах и проблемах сотрудника, помощь в любых возникающих вопросах. требования: высшее образование; навык работы с людьми; опыт работы с excel; пользователь outlook; знание 1с; ведение деловой переписки. условия: интересные задачи; значимая роль в команде экспертов, в которой коллеги всегда обмениваются опытом; оформление в соответствии с тк рф, официальная заработная плата + годовой бонус; скидки на дмс, курсы английского языка, фитнес, мобильную связь.