Секретарь-помощник руководителя

компания "искрауралтел" сфера нашей деятельности – разработка и внедрение продуктов и решений для операторов связи, а также различных ведомств. в нашу команду на временное трудоустройство (до 31.12.2022) требуется секретарь-помощник руководителя. мы ждем кандидата с активной жизненной позицией, готового быстро вникнуть в процессы компании и приобрести отличный опыт в должности. задачи: обеспечение документооборота: обеспечивать единый порядок документирования и организация работы с документами; принимать поступающую на рассмотрение генерального директора, руководителей подразделений корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; принимать поступающую корреспонденцию, регистрировать и передавать в структурные подразделения; осущеcтвлять учет, регистрацию и хранение (в том числе в электронном виде) входящих и исходящих писем, организационно-распорядительной документации (служебных записок, приказов, распоряжений, протоколов и т.п.), договоров, доверенностей; отправлять и получать почтовые отправления в отделениях почтовой связи и курьерских организациях; принимать документы и личные заявления на подпись генерального директора; формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. делопроизводство, подготовка документов вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; готовить документы и материалы, необходимые для работы генерального директора; по поручению генерального директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем; выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний; печатать по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных; участвовать в организации и рассылке контрагентам приглашения, поздравления и т.д. осущеcтвлять учет, регистрацию и хранение (в том числе в электронном виде) входящих и исходящих писем, организационно-распорядительной документации (служебных записок, приказов, распоряжений, протоколов и т.п.), договоров, доверенностей; контроль исполнения документов, правильности оформления документов: следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись, обеспечивать качественное их редактирование; осуществлять контроль за исполнением сотрудниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль; организация внутренней и внешней коммуникации организовывать проведение телефонных переговоров, записывать полученную информацию и доводить до сведения генерального директора и ответственных сотрудников ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводить до сведения информацию, полученную по каналам связи; организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников; обеспечение офиса обеспечивать рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; организовывать закупку канцелярских товаров, офисной техники и иных товаров для обеспечения функционирования общества; требования: коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение работать у условиях многозадачности условия работы у нас: временное оформление, до 31.12.2022 современный комфортный офис бесплатное медицинское обслуживание (после испытательного срока) и еще у нас: традиционно высокие инвестиции в профессиональное обучение сотрудников дружный коллектив, объединенный общими целями и интересами развитая спортивная инфраструктура: настольный теннис, шахматы, сауна, бильярд, небольшой тренажерный зал – всё это непосредственно в офисе