Специалист по документообороту / администратор офиса

компания "судовое оборудование и сервис" 1. осуществление подготовки и организация работы офиса: — организация проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации; — обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечение хранения, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей; 2. осуществление работ по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации: — прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, — прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации, — подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя, — обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе, — контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования — организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи, — по поручению руководства составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем, — подготовительные работы к проведению заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение протоколов заседаний и совещаний, — осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль, — печатать по указанию руководителя служебных материалов, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. 3. ведение делопроизводства компании. 4. регистрация и учет входящей и исходящей документации. 5. осуществление получения и рассылки электронной почты. контроль доставки почты для организации с отделения связи и доставка почты организации в отделения связи. 6. организация и прием посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 7. формировка дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдача документации в архив. 8. выполнение отдельных служебные поручения руководства