компания "гринатом" вакансия открыта в компании партнера. обязанности: 1) тайм-менеджмент: оптимальное составление и планирование графика руководителя, расстановка задач по приоритетам, отслеживание изменений и своевременное информирование руководителя об этом; фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах; умение анализировать ситуацию. 2) организация рабочих встреч и выездов: формирование списка ежемесячных совещаний, согласование дат и необходимость проведения с ответственными сотрудниками и президентом; формирование списка участников и повестки совещания, согласование с ответственными сотрудниками и президентом; рассылка приглашения в microsoft outlook с прикреплением необходимых документов ко встрече; проработка формата встречи (online/очно); организация конференц-звонков; запрос и сбор необходимой информации и материалов к совещаниям, помимо стандартных; запрос итогов встреч (протокол, перечень поручения) и контроль предоставления; совместно со службой протокола ведение информационно-организационного плана в части мероприятий с участием президента, а также графика рабочих выездных совещаний в долгосрочной перспективе постановка задач водителям руководителя. 3) документооборот: своевременная передача корреспонденции руководителю, сортировка по степени важности и срочности документов, нанесение проекта резолюции, контроль за внесением резолюций и постановкой на контроль; бизнес-поддержка деятельности руководителя, администрирование планов, отчетов и поручений по ключевым проектам. сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя; доведение до исполнителей поручений руководителя и контроль их исполнения; редактирование или составление писем и иных документов по поручению руководителя; работа в системе электронного документооборота (еосдо), в том числе с документами с грифами «кт» и «дсп». 4) travel support: организация деловых поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели); организация логистики перелетов и переездов; организация путешествий: приобретение билетов, заказ трансфера, поиск ресторанов и т.д. составление программы поездки, поиск провайдеров и заказ услуг туристического характера. при необходимости контроль подрядчиков и служб. умение договориться о предоставлении скидки. 5) коммуникации и поддержание деловых контактов: организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), умение корректно воздействовать на руководителей и контролировать выполнение задач; действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность; умение управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к руководителю, кого – переключить на другое ответственное лицо и всегда принимать эти решения самостоятельно); быть в курсе всех событий в компании; ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и компании; решать любые вопросы за минимально короткое время и всегда с положительным результатом; ведение списка поздравлений от имени руководителя; 6) сопровождение личных дел (по запросу) организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, покупка лекарств, в т.ч. за рубежом); организация посещения салонов красоты; организация хобби руководителя; организация аналогичного сопровождения родственников руководителя (по запросу). требования: образование: высшее. желательно профессиональное обучение профессии. опыт работы в структуре росатома или иных подобных структурах помощником руководителя от 2 лет будет являться приоритетом; пк: уверенный пользователь outlook, powerpoint, project, excel, word, visio, еосдо уверенный пользователь ip-телефонии, мфу (организация конференц-коллов, в т.ч. с мобильного телефона), высокая скорость печати. знания основных норм делопроизводства, основы организации и проведения рабочих встреч и переговоров, включая неформальные (в том числе стандарты буфетного обслуживания), правил русского языка и грамматики, пользования оргтехникой (принтер, сканер, шредер) и мфу, стандартов делового общения и этикета. личные качества: аналитический склад ума, высокий уровень самоорганизованности и ответственности, проактивная позиция, высокая работоспособность, стрессоустойчивость, грамотная устная и письменная речь, отличная память, эрудированность, доброжелательность, аккуратность, стремление развиваться. умение работать быстро, качественно, «на результат», со значительными объемами информации в режиме многозадачности, оперативно и самостоятельно принимать решения, отвечающим интересам руководителя, работать с конфиденциальной информацией. необходимо уметь «чувствовать» руководителя, предугадывать его реакцию. опрятный внешний вид. условия: работа в паре с помощником руководителя в графике 2/2, начало рабочего дня 8:00; возможна работа в выходные дни; достойный уровень заработной платы, годовой бонус; корпоративная мобильная связь, дмс; возможность повышения квалификации и обучения; функциональное подчинение руководителю секретариата.
Адрес
Москва