компания "fortebank" обязанности: организация рабочего пространства руководителя; планирование и организация рабочего дня руководителя (организация встреч, звонков, собеседований и т.д.); выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителям (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); ведение протоколов совещаний, переговоров и иных документов, оформляющих ход и результат этих встреч, включая отслеживание статуса выполнения; выполнение устных и письменных переводов; контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественным редактированием (в случае необходимости); согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений по поручению руководителя, доведение до них указания и распоряжения руководителя, контроль их выполнения; осуществление сбора материалов и информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю; администрирование конференц-залов и переговорных комнат, (расписание проводимых мероприятий, исправное состояние технических средств, мебели, необходимое наличие канцелярских товаров и питьевой воды); обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя; организация конференц- (многосторонних) звонков-переговоров; обеспечение прохладительными и горячими напитками руководителя и гостей компании; прием, учет и распределение документов и корреспонденции для руководителя; организация командировок руководителя (заказ билетов, бронирование отелей, оформление виз, организация трансферов, составление графика встреч, подготовка авансовых отчетов); организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.); прием телефонных звонков, факсимильных сообщений, предназначенных для руководителя, а также соединение руководителя по телефону с соответствующими лицами, в случае необходимости; организация приема посетителей; ведение деловой переписки и переговоров в рамках своих компетенций; участие в проектах: организация поездки в детский дом "нур"; церемония поощрения сотрудников компании (recognition cards); взаимодействие с форте банком по брендингу офиса; заседания форте банк (информация о заседаниях направляется руководителям и ассистентам на почту. необходимо учитывать в графике данную информацию. распечатать все материалы и предоставить руководителю. заседания проводятся в астане, однако руководитель может принимать участие и в офисе алматы. в этом случае необходимо предупредить банк и сообщить водителям); alassio capital (руководитель обычно на выходных работает в офисе park view по адресу кунаева 77, 11 этаж. каждую пятницу ассистент должен проверять офис на кунаева на наличие всего необходимого и чистоту. вода, салфетки, канцелярия и т.д. для заказа – обращаться к офис-менеджеру); замещение, в случае отсутствия первого персонального ассистента. требования: высшее образование; опыт работы более 1 года; хорошие коммуникативные навыки; организационные навыки.
Адрес
Казахстан Алматы