Секретарь-администратор

компания "tge gas engineering rus" обязанности: обеспечивание подготовки офиса к рабочему дню (подключение оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, подготовка канцелярских принадлежностей и расходных материалов и т.д.). контроль за документами для заключения договоров на: поставку оргтехники, расходных материалов и других товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; контроль за подготовкой и изготовлением рекламных и других информационных материалов в офисе, предназначенном для раздачи посетителям. обеспечивание и контроль за чистотой и порядком в офисе. поддержание прямой коммуникации между руководством и другими сотрудниками компании, а также с клиентами, поставщиками и другими лицами. контроль за правильной эксплуатацией офисного оборудования и эффективным использованием канцелярских принадлежностей и расходных материалов в офисе. обеспечивание надлежащего технического обслуживания и эксплуатации офисных помещений в соответствии с правилами и нормами гигиены на рабочем месте. бронирование авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников компании. организация делопроизводства в офисе, управление входящими и исходящими звонками. организация эффективного и вежливого обслуживания посетителей, создание для них комфортных условий, предоставление информации и других материалов (визитные карточки, прайс-листы, брошюры и т.д.). ведение учета посетителей. требования: опыт работы 1-3 года в предпочтительно крупной компании в роли координатора, личного помощника; законченное высшее образование; опыт работы в области реализации проектов, знание основ управления проектами; знание основ деловой переписки и общения; опыт работы с системами электронного документооборота будет преимуществом; грамотная письменная и устная речь; высокий уровень коммуникативных навыков; уверенный пользователь пк, знание пакета офисных программ, хорошие навыки работы с excel; знание иностранного языка (английского и/или немецкого) на уровне не ниже b1; активность, самостоятельность, умение находить решения в различных ситуациях, умение работать в режиме многозадачности. conditions: оформление и социальные гарантии согласно тк рф; официальная полностью "белая" заработная плата; оклад обсуждается на встрече с каждым кандидатом; трудоустройство на бессрочный договор; режим работы 5/2, с 9-00 до 18-00 (возможна корректировка); отпуск 31 к.д. (ненормированный рабочий день); испытательный срок 3 месяца; дмс после прохождения испытательного срока; офис в санкт-петербурге м. московские ворота. responsibilities: provides the office preparing for the working day (the connection of office equipment and preparing it for operation, maintenance of office stationery and supplies, etc.). controls the necessary documents for the conclusion of contracts for: the supply of office equipment, supplies and other inventory items required for the work of the office; maintenance and repair of office equipment; other services. oversees the design of the premises, following the preparation and production of advertising and other information materials in the office designated for the give-away to visitors. provides cleanliness and order in the office. supports direct communication between superiors and other employees of the company, as well as with customers, suppliers and others. oversees the correct operation of the office equipment and the efficient use of office supplies and consumaыes at the office. ensures proper maintenance and operation of the office space in accordance with the rules and norms of workplace hygiene. arranges booking of air and railway tickets for the staff of the company. organizes the office paperwork, incoming calls and outgoing calls management. organizes efficient and polite services for visitors, provides а comfortaыe environment for them, provides information and other materials (business cards, price lists, brochures, etc.). keeps а record of visitors. requirements: work experience 1-3 years in a preferably large-scale company in the role of coordinator, personal assistant; completed higher education; work experience in the field of project implementation, knowledge of the basics of project management; knowledge of the basics of business correspondence and communication; experience with electronic document management systems would be advantage; competent written and oral speech; high level of communication skills; confident pc user, knowledge of office software package, good excel skills; knowledge of a foreign language (english and/or german) at a level not lower than b1; activity, independence, the ability to find solutions in various situations, the ability to work in multitasking mode.