компания "десятое королевство" функции на секретаря-референта возлагаются следующие функции: - прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции; - подготовка проектов документов по указанию генерального директора; - контроль качества документов, предоставляемых на подпись генеральному директору; - контроль исполнения документов и поручений; - организация работы приемной генерального директора; - документирование деятельности совещательных органов общества; - разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению общества; - организация документов в делопроизводстве; обязанности выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы генерального директора общества или его подразделений; принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей общества или его подразделений передает документы на исполнение; следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением; выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты); обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; получает для генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры генерального директора; принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения; осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы; выполняет печатные и копировально-множительные работы; следит за обеспечением генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя; принимает документы на подпись генеральному директору; контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись генеральному директору; контролирует исполнение документов и поручений генерального директора общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение; организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников общества; ведет график работы водителей; решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку; принимает на хранение от структурных подразделений общества документы, законченные делопроизводством; участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив; систематизирует и размещает дела, ведет их учет; подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли; участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов; выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет; консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив
Адрес
Мытищи