Офис-менеджер

вакансия компании ооо "мтех" компания mtex занимается изготовлением конструкций для чистых помещений и чистых зон. наша компания имеет собственное производство, оснащенное современным оборудованием, которое позволяет нам производить широкий спектр конструктивных элементов для чистых помещений, соответствующих мировым стандартам качества. в mtex контроль качества осуществляется на каждом этапе производства. наша продукция активно используется во многих медицинских учреждениях, научно-исследовательских институтах. обязанности: - встреча посетителей компании; - организация чая/кофе для руководителя и посетителей компании; организация корпоративов компании; - прием и распределение телефонных звонков и входящей корреспонденции, фиксация и передача служебной информацию руководству и сотрудникам компании; - обеспечение подготовки и организации работы офиса: осуществление организации рабочих мест персонала офиса (наличие офисных принадлежностей), организация проверки офисного оборудования (компьютеров, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации; - организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса; - travel-поддержка сотрудников компании (бронирование билетов, гостиниц); - разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды; - организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, проверка наличия канцтоваров и расходных материалов; обеспечение размещения заказа у поставщиков); - оформление почтовых отправлений, взаимодействие с курьерскими службами/службами доставки, перевозчиками; - осуществление контроля за порядком в офисе, координация технических служб, клининга; - работа с документами, документооборот: сканирование, распечатка проектов и необходимых документов, копирование. - формирование реестров документов; - выполнение служебных поручений руководителей и сотрудников офиса; - поиск жилья для командированных сотрудников, поиск сотрудников; - регулярный поиск кандидатов на работу в монтажный отдел и на производственный участок компании; - заказ/оформление пропусков на объекты/офис. ведение табеля учета рабочего времени монтажного отдела; - оперативное решение всех вопросов. обязательным является умение предлагать альтернативные варианты решения вопроса; - отслеживание и запрос получения закрывающих документов у контрагентов; - поиск необходимой информации (интернет, архивы и т.д.), запрос кп от контрагентов; - текущая деятельность компании (например, сдача объекта - помощь в подготовке и сборе исполнительной документации для передачи заказчику); - умение выполнять задачу самостоятельно от начала и до конца; - отчет о проделанной работе. требования: - опыт работы офис-менеджером/секретарем от 2 лет. - уверенный пользователь пк, ms office, текстовых и графических редакторов; - знание офисной техники; - грамотный русский язык (устный и письменный); - ответственность и инициативность; - коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой, внимательность, усидчивость, сообразительность, организованность, четкость, пунктуальность, не конфликтность, стремление находить компромиссы, альтернативные решения задач/вопросов и выходить из трудных ситуаций; - умение и готовность работать с большим объемом информации и самостоятельно организовывать свою работу. умение верно расставлять приоритеты в работе; - умение сотрудничать, вести переговоры, добиваться требуемого результата; - способность оперативно выполнять поставленные задачи; - умение эффективно работать в режиме многозадачности знание основ и стандартов делопроизводства; - умение искать и находить в интернете необходимую информацию. условия: - испытательный срок 2 месяца; - на испытательный срок зарплата от 50 000 рублей на руки, далее индивидуально обсуждается с успешным кандидатом; - график работы 5/2 с 09:00 до 18:00; - полная занятость, полный день; - сильный руководящий состав; - дружный молодой коллектив; - оформление по тк рф; - на территории работодателя.