Бизнес-ассистент/ Административный руководитель/ Офис-менеджер

компания "зум икзекьютив серч консалтантс" компания zoom executive search consultants and leadership consultants – одно из крупнейших агентств по поиску топ-менеджмента - ищет административного директора с функциями офис-менеджера. задачи: обеспечение эффективного функционирования делопроизводства компании оперативно-организационный сервис внутренних и внешних клиентов, содействие в развитии компании. поддержание комфортной̆ жизнедеятельности в офисе функции: 1. документооборот составление и оформление документов (в соответствии с действующими стандартами и правилами), регистрация, учет, систематизация и хранение документации; прием и отправка корреспонденции. владение excel учет кадров и ведение кадрового делопроизводства разработка усовершенствованного документооборота: систематизация хранения информации (оптимальное размещение документов по папкам) унификация присвоения имен документам 2. организационный блок встреча гостей̆, организация звонков, видео конференций, встреч, мероприятий, праздников, поездок и др. 3. hr блок и бухгалтерия техническая и организационная поддержка hr программ, тренингов, курсов для сотрудников создание и имплементация корпоративного кодекса zoom es 4. хозяйственный блок контроль предоставления услуг телефонной̆ связи, интернета, клининговых услуг, ремонтных работ, обслуживания орг. техники и т.д. обеспечение снабжения офиса канцелярскими, продовольственными и хозяйственными товарами, мебелью и т.д взаимодействие с контрагентами и поставщиками (бухгалтерия, банки, гос. органы, агентства, ит и др.) поддержание комфортной̆ и располагающей̆ к работе обстановки в офисе 5. клиентский блок документальное оформление потенциального/активного заказа по инструкции партнёра и консультанта (презентации, договора) взаимодействие с представителями клиентов, составление, оформление, подписание, отправка документов (договора, приложения, акты, счета и т.д.), отслеживание платежей̆ поддержание взаимоотношений, подарки, поздравления, письма и т.д. содействие в усовершенствовании crm программы маркетинг и pr ведение аккаунтов в соц. сетях, актуализация информации на сайте и внешних источниках организация участия компании в профильных выставках, конференциях и мероприятиях разработка и заказ брендированной̆ продукции zoom организация публикации исследований и статей̆ сотрудников в публичных изданиях, на интернет-каналах, организация фото и видео сессий. требования: опыт работы офис-менеджером/секретарем/помощником руководителя от полутора лет. уровень английского не ниже intermediate уверенный пользование пк (microsoft word/excel/powerpoint) наличие опыта ведения договорной работы развитые навыки поиска, анализа и систематизации информации коммуникативность, ответственность, исполнительность умение работать с большим объемом информации в режиме многозадачности грамотная устная и письменная речь, вежливость проактивность и хозяйственность способность думать на 2 шага вперед и предвосхищать проблемы условия: официальное трудоустройство в стабильную компанию, family office график работы 5/2 с 09.30 до 18.30 часов офис на станции метро китай-город компенсация мобильной связи и интернета участие в зарубежных корпоративных мероприятиях молодой и очень дружный коллектив карьерный рост