Офис-менджер

Наша компания занимается поставкой, ремонтом и монтажом грузоподъемного оборудования. Обязанности: Ведение делопроизводства, обработка и отправка входящей и исходящей корреспонденции, подготовка приказов, писем, запросов. Работа с телефонными обращениями в компанию. Взаимодействие с Почтой РФ и курьерскими службами. Обеспечение жизнедеятельности офиса необходимыми канцтоварами, хоз. товарами, питьевой водой. Организация рабочих мест для новых сотрудников: учетная запись, заказ пропуска в БЦ. Закупка офисной мебели, техники и прочего. Проверка состояния готовности офиса к работе, поддержание порядка Взаимодействие со сотрудниками бизнес-центра, IT-специалистами и другими службами по всем актуальным вопросам. Ответы по корпоративному телефону, прием заявок для расчетов; Ведение электронной почты, ответы на входящие письма и заявки, доведение до ответственных лиц заявок для расчета стоимости, контроль за сроками ответов по данным заявкам; Подготовка договоров, служебных записок, сопроводительных писем, ведение переписки; Подготовка заявок на пропуски на объекты, заказ билетов на ж/д и авиа транспорт; Взаимодействие с основным подразделением и отделом ПТО;; Организация учета счетов, их оплата, взаимодействие с бухгалтером. Подготовка доверенностей (при необходимости); Подписание первичных бух. документов, передача их бухгалтеру; Ведение таблицы «Выполнение» (учет договоров, сумм, сроков оплаты, статуса); Учет затрат по каждому объекту, занесение в таблицу «Выполнение»; Поиск исполнителей (или информации) по непроизводственным вопросам с творческим подходом (брендированная и подарочная продукция, организация мероприятий и т.п.); Участие в подготовке документации для лицензирования, получения разрешений, свидетельств и т.п. Выполнение личных поручений от руководства. Требования: Опыт работы на аналогичной должности от 1 года. Продвинутый пользователь ПК (Excel, 1С, Word) обязательно. Умение работать в режиме многозадачности, активность, внимательность. Инициативность, умение оперативно принимать решения, стрессоустойчивость. Презентабельный внешний вид. Условия: График работы 5/2 с 09:00 до 18:00. Развозка от метро Ладожская (10 минут) Просторный офис Официальное оформление