Руководитель отдела по организационной работе и делопроизводству / Помощник руководителя

компания "монтажтехстрой" ооо "монтажтехстрой" более 12 лет на рынке строительства и реконструкции объектов нефтегазовой промышленности, оказывающая полный комплекс строительно-монтажных работ на объектах вышеуказанного сектора.наши постоянные заказчики: пао транснефть, роснефть, афипский нпз, фортеинвест и другие. приглашаем на должность помощника руководящего состава с возглавлением работы отдела по организационной работе и делопроизводству (далее - оорид) предстоит выполнение задач по следующим блокам: организация ведения делопроизводства общества:1. прием, регистраций, обработка, распределение между ответственным сотрудникам общества входящей корреспонденции по средством 1с документооборот;2. определение задач и назначение ответственных. доведение важной входящей корреспонденции до ответственных по средством почты, мессенджеров. подготовка, регистрация, рецензирование исходящих документов и внутренних распорядительных документов общества; контроль за работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива; контроль за своевременным прохождением и исполнением документов; обеспечение учета, хранения и передачи для архивации входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов совещаний, актов служебных расследований; оптимизация системы электронного документооборота, разъяснительная работа по использованию сэд; постоянный контроль за соблюдением единого порядка документирования, организации работы с документами; контроль состояния делопроизводства в подразделениях общества; организация и участие в совещаниях, ведение протоколов; прием входящих звонков, поступающих на общую телефонную линию общества, переадресация на ответственных сотрудников, содействие в решении вопросов взаимодействия между подразделениями общества; контроль финансовых вопросов: согласование и оплата счетов контрагентам оорид (курьерские, почтовые службы, поставщики, перевозчики), учет дебиторской задолженности, сдача первичных учетных бухгалтерских документов; взаимодействие с курьерскими почтовыми службами, подготовка отправлений, мониторинг рынка оказания услуг, подбор выгодных предложений. организация командировок генерального и технического директора, подбор и обеспечение билетами, ваучерами гостиниц сотрудников дирекции выполнение прямых поручение руководящего состава; подготовка авансовых и командировочных отчетов генерального и технического директора контроль и обеспечение работы оорид, планирование деятельности отдела. дополнительные выполняемые обязанности: материальное обеспечение приемной (заявка, закупки, оплата); встреча посетителей руководящего состава; маркетинговое обеспечение: разработка макетов рекламной/поздравительной продукции, визиток, ежедневников, составление тз, подбор контрагентов, написание текст; контроль публикаций общества в социальных сетях; формирование брифов, анкет заявок, тз на разработку сайта, программного обеспечения, контроль за разработкой; исполнение любых обязанностей сотрудников отдела при их отсутствии по причине отпуска, болезни (штат отдела - 3 человека). от вас ждем: опыт работы не менее 3 лет на аналогичной должности, общий стаж не менее 5 лет; высшее оконченное образование; опыт работы в программных продуктах 1с, пакет office и др.; уверенное владение программами электронного делопроизводства, высокий уровень владения программами microsoft office; опыт и умение работы в поисковых системах по бронированию авиа/жд билетов, гостиниц; готовность к ненормированному графику, связи в режиме 24/7 при наличии срочных задач; умение структурировано и подробно излагать информацию, работать в многозадачном режиме; знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров; коммуникабельность, тактичность, высокий уровень грамотности устной и письменной, опыт работы в большом коллективе (более 100 чел), навык управления подчиненными, владение тайм-менеджментом. мы предлагаем: адрес места работы: краснодарский край, г. краснодар, ул. володи головатого, д. 585; график: пн-пт с 09.00 до 18.00 час., 13.00-14.00 обеденный перерыв; отсутствие командировок, работа в офисе на постоянной основе; динамику в работе, интересные задачи, требующие ответственности, погружения в специфику деятельности компании в целом с возможностью проявления своих навыков и компетенций; корпоративная культура, комфортное рабочее место в крупной компании; срочный трудовой договор (декретная ставка); сплоченный коллектив, сладкие подарки детям и др. корпоративные моменты; официальное трудоустройство в соответствии с тк рф с 1 дня работы (белая з/п); уровень заработной платы будет обсуждаться с финальным кандидатом.уважаемые соискатели!рассматриваются только резюме по откликам. срок рассмотрения резюме составляет до 5 календарных дней.просьба внимательно ознакомиться с описанием, условиями и только после этого при готовности отправлять свое резюме.все резюме просматриваются в нашей компании и всем соискателям дают ответ по итогам рассмотрения.заранее благодарим за внимание!с уважением, отдел по подбору и адаптации персонала