Помощник генерального директора/секретарь-делопроизводитель/офис-менеджер/секретарь-референт

Должностные обязанности: Учёт, регистрация, систематизация, хранение, архивирование входящей и исходящей документации на бумажных носителях и в электронном виде; Работа с системой электронного документооборота головной организации (прием/отправка); Работа с системой внутреннего электронного документооборота (формирование и согласование исходящих писем и документов, регистрация входящих писем и документов, распределение и контроль исполнения документов и поручений в установленные сроки, оформление заявок на закупку и оплату для собственных нужд организации); Составление деловых документов (исходящих писем, служебных записок, организационно-распорядительных и иных документов); Прием и распределение звонков; Организация рабочего дня генерального директора компании; Подготовка встреч, переговоров, встреча посетителей и гостей офиса; Отправка корреспонденции курьерскими службами (Pony Express, ОПС), Почтой России, контроль статусов отправления и получения корреспонденции; Взаимодействие с управляющей компанией БЦ, эксплуатационными, инженерными и клининговыми службами для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ; Контроль и обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса, контроль работы клининговой службы; Обеспечение жизнедеятельности офиса всеми необходимыми расходными материалами (вода, чай, кофе, канцтовары, хоз.нужды, расходные материалы для оргтехники); Составление смет в части обеспечения организации работы офиса на будущий месяц/квартал/год; Оформление необходимых документов для заключения договоров в части обеспечения работы офиса (расходные материалы, аренда, эксплуатация офиса, курьерские службы, услуги связи), контроль по срокам и лимитам по заключенным ранее договорам, оформление документации для проведения закупки по утвержденным формам и процессам, а так же взаимодействие с поставщиками в части взаиморасчетов и обмену закрывающими документами для бухгалтерии; Контроль за состоянием и правильной эксплуатацией оргтехники и техники (холодильник, чайник, кофемашина, кулер), рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе; Организация командировок генерального директора; Исполнение отдельных поручений руководителя. Условия работы: Современный офис, оборудованное рабочее место; Рабочий день с 9 до 18 часов (понедельник—пятница); ДМС по окончании испытательного срока; Испытательный срок – не более 3 месяцев; Уровень оплаты обсуждается индивидуально с кандидатом по результатам собеседования и выполнения тестового задания. Требования: Опыт работы на аналогичной должности от 1 года; Опыт работы с ПО «1С:Документооборот»; Составление документов в электронном виде (Word,Excel) с применением методов форматирования и понимания структуры документа; Опыт работы с почтовыми клиентами (Outlook или иной аналогичный); Умение работать с документами, в том числе с документами, имеющими ограниченное распространение; Умение систематизировать и анализировать поступающую информацию; Уровень владения ПК и оргтехникой – уверенный пользователь; Четкое и грамотное изложение своих мыслей в устной и письменной форме; Коммуникабельность, опрятный внешний вид.