Офис-менеджер

Обязанности: Работа с договорами поставки, поступающими от менеджеров ОП:- проверка комплектности поступившего договора;- проверка соответствия предоставленных уставных документов списку необходимых документов;- запуск БП по согласованию договоров в Битрикс24, отслеживание этапов согласования, оперативное реагирование на комментарии, взаимодействие с менеджерами ОП в процессе согласования договоров;- организация получения оригинала договора Юридической службой Компании;- корректное заполнение договоров поставки и документов к ним по запросу менеджеров ОП. Ведение реестра договоров Отдела продаж Коммерческой службы РФ. Работа с образцами продукции, предназначенной для дегустации потенциальным клиентам. Сбор и своевременное предоставления информации, необходимой для эффективной работы, по запросам менеджеров Отдела продаж, Заместителя Операционного директора. Сбор информации о продукции Компании для подготовки спецификаций для Отдела продаж. Заполнение спецификаций по запросу менеджеров Отдела продаж. Оказание помощи Заместителю операционного директора в организации командировок и поддержке торговой команды и всех сотрудников Коммерческой Службы РФ в командировках. Административная поддержка работы офиса Коммерческой службы РФ:- прием звонков и корреспонденции, их своевременное распределение;- обеспечение жизнедеятельности офиса Коммерческой службы РФ (канцтовары, вода, чай-кофе и пр.);- обеспечение рабочих мест сотрудников;- взаимодействие с курьерскими службами;- взаимодействие с бизнес-центром по вопросам оплаты услуг, пропускной системы и документооборота. Своевременное предоставление закрывающих отчетных документов в бухгалтерию компании. Организация предоставления оригиналов таких документов. Поддержание актуальной информации в рабочих реестрах и таблицах, используемых сотрудниками Отдела продаж, в ежедневной работе. Подготовка информационных писем и уведомления по поручению Операционного директора/Заместителя Операционного директора. Подготовка к отправке и отправка стикеров для весовых сыров по запросу менеджеров ОП. Подготовка фотоотчетов для бухгалтерии к закрывающим документам по услугам мерчандайзинга. Требования: Опыт работы от 1 года в аналогичной должности - «Ассистент Отдела продаж», «Координатор Отдела продаж», «Офис-менеджер Отдела продаж». Развитые коммуникационные навыки, грамотная речь, отзывчивость. Ответственность, исполнительность, самостоятельность, обучаемость, инициативность, умение работать в режиме многозадачности; Опрятность, пунктуальность. Внимательность к документам. Опыт работы с договорами, первичными документами. Уверенный пользователь MS Office – Excel (функция ВПР обязательно), Word, Outlook. Условия: Официальное трудоустройство; График 5/2; Карьерный рост; Работа в стабильной крупной компании.