Главный специалист отдела делопроизводства и архива

Обязанности: Осуществлять ведение и поддержание в актуальном состоянии реестров контрольных документов (входящие письма, служебные записки, приказы и распоряжения, поставленные на контроль генеральным директором Общества), обеспечивать внесение новых объектов контроля в реестры (на основании перечней общего контроля, на основании резолюции руководителя организации, отраженной в системе электронного документооборота), осуществлять мониторинг, отражать информацию о ходе исполнения контрольных документированных поручений путем ежедневного анализа, обобщения внесенных в системе электронного документооборота отчетов исполнителей/ соисполнителей, путём направления запросов статусов и приобщения новой полученной в ответ на запрос информации в адаптированном виде в реестры. Формировать отчетные реестры по контролю исполнения документов (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, годовые – в формате ms.excel). Вести статистику исполнения документированных поручений на контроле у генерального директора Общества в разрезе блоков деятельности и структурных подразделений, находящихся в организационном / прямом подчинении генеральному директору Общества. Выявлять выполненные с нарушением срока документированные поручения, производить анализ причин нарушения сроков, формировать предложения отдела делопроизводства и архива управления делами по вопросам исполнительской дисциплины в Обществе, отражать факты согласованного снятия с контроля при наличии оснований. На период временного отсутствия основного работника по смежному участку работы – осуществлять регистрацию и рассылку на исполнение в системе электронного документооборота распорядительных документов (приказы, распоряжения по основной деятельности) на ознакомление / исполнение. Формировать подшивку дела (оперативное хранение) в соответствии с номенклатурой дел подразделения, обеспечивать бережное хранение оригиналов документов. Выполнять регистрационные действия в системе электронного документооборота и электронной почте по поточным бизнес-процессам типового делопроизводства (по поручению руководителя отдела): исходящие письма, входящие письма, вычитка и корректура нормативной документации, анализ и актуализация шаблонов, локальных нормативных документов. Требования: Высшее образование, предпочтительно в области документоведения; Обязательно: «продвинутый» уровень владения ms.excel (ВПР, условное форматирование, написание формул, правил генерации даты и выделения приближающихся сроков). Желательно: уверенные навыки работы в системах электронного документооборота, понимание архитектуры ЭДО, последовательности процессов. Опыт на предприятиях с разветвлённой структурой (филиальная сеть / производственные добывающие / обрабатывающие предприятия) от 5 лет и выше в службах делопроизводства / администрирования управления. Грамотность, высокий уровень владения орфографией, пунктуацией, деловой стилистикой русского языка. Способность к адаптации текстов (статусов) без изменения его смыслового содержания и контекста. Знание законодательных актов в области документационного обеспечения управления Навыки обобщения и структурирования информации, форматирования текстов (ms.word). Аналитический склад ума, способность к обобщению информации, определения ключевой смысловой информации из статусов исполнения. Уверенные навыки определения ключевых требований и выходных результатов их выполнения, изложенных в текстах документов и резолюциях (тестирование на интервью). Натренированная память. Способность к работе в условиях многозадачности. Личная эффективность, самоконтроль. Условия: Работа в крупнейшей нефтедобывающей компании Республики Саха (Якутия) (дочернее Общество ПАО «НК «Роснефть»); Срочный трудовой договор на период отпуска по уходу за ребенком основного работника; Конкурентная заработная плата, обсуждается по результатам собеседования; Добровольное медицинское страхование; Корпоративная пенсионная программа; Санаторно-курортное лечение; Страхование жизни и здоровья от несчастных случаев; Эргономичный офис в г. Иркутске.