компания "специальное конструкторско-технологическое бюро катализатор (ао сктб катализатор)" обязанности: информационно – документационное обслуживание руководителя подразделения (директора по развитию): прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в связи с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки проектов ответов; подготовка информационной базы по входящей корреспонденции: приглашениям, информационным письмам и т.д., предполагающих участие предприятия в тех или иных мероприятиях, для принятия решений руководителя (директора по развитию); контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя (директора по развитию), взятых на контроль; составление писем, запросов, подготовка проектов докладов, отчетов, протоколов, служебных записок и других материалов, необходимых для эффективной работы руководителя (директора по развитию); прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю (директору по развитию) на подпись, их редактирование; формирование дел в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой и ее своевременная актуализация; обеспечение сохранности сформированных дел, и своевременной передачи в архив; ведение журналов пожарной безопасности подразделения, по охране труда и безопасности; ведение электронного документооборота подразделения; выполнение устного/письменного перевода с/на английский язык, необходимого для работы руководителя подразделения (директора по развитию); подготовка информационных отчетов, необходимых для эффективной работы руководителя подразделения (директора по развитию) организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы руководителя; организация взаимодействия руководителя с подразделениями организации на время командировок руководителя (директора по развитию); организация внутренней подготовки подразделений организации к встрече делегаций представителей властных структур, руководителей компаний и других гостей по поручению непосредственного руководителя (директора по развитию): подготовка проектов соответствующих распоряжений/приказов, передача на утверждение и доведение до сведения ответственных исполнителей; своевременное информирование и координация работы подразделений в рамках подготовки к встрече делегаций; подготовка и согласование проектов раздаточных материалов, презентаций, повесток, протоколов и пр. подготовка кабинета руководителя к проведению мероприятий (обеспечение наличия кувертов, раздаточных материалов, подготовка наборов сувенирной продукции, обеспечение установки презентационного оборудования и/или программного обеспечения в случае проведения вкс, подготовка кофе-брейков, организация своевременной уборки помещений и т.п.); подготовка заседаний, советов и других совещаний, как внутренних, так и внешних, проводимых руководителем подразделения (директором по развитию), в т.ч, обеспечение таких совещаний соответствующими раздаточными материалами; при необходимости - ведение и своевременная подготовка протоколов совещаний в срок, устанавливаемый организацией; согласование времени проведения совещаний, деловых встреч; своевременное информирование участников совещаний о времени и месте проведения, повестке дня; подготовка протоколов мероприятий (совещаний) в срок, устанавливаемый организацией; организационно-хозяйственная деятельность подразделения (дирекция по развитию): ежемесячное и ежегодное формирование бюджета подразделения; своевременное формирование заявок на приобретение тмц, питьевую воду и пр., согласование, передача в дсл и контроль своевременной поставки в подразделение; формирование планов рассадки, меблировки подразделения и передача; соответствующих заявок в ответственные за централизованную закупку подразделения организации; ежемесячная подготовка табелей учета рабочего времени сотрудников подразделения и передача в устанавливаемые организацией сроки в дирекцию по персоналу; обеспечение своевременного технического обслуживания оргтехники подразделения (формирование заявок на замену оборудования/картриджей/ремонтные работы и пр.). требования: оконченное высшее образование (экономика, управление); желателен опыт работы помощником руководителя; английский язык для деловой переписки, телефонных звонков; абсолютная грамотность. должен знать: 1с: документооборот (аналог/освоение в течение 1 месяца) microsoftoffice: word, excel, powerpoint навыки пользования оргтехникой: сканер, принтер, навыки эффективного поиска информации в интернет условия: должность в стабильной и надежной компании; официальное трудоустройство в соответствии с тк рф; график работы: 5/2, с 08.30-17.30; возможность личностного и профессионального развития; место расположения организации: г. новосибирск ул. тихая,1
Адрес
Новосибирск