Обязанности: Ведение делопроизводства в соответствии с действующими ВНД, регламентирующими процессы делопроизводства в Банке, на основе единой системы делопроизводства, включающей также документы ограниченного распространения (с грифами "КТ", "ДСП", "Конфиденциально" и т.д.), в том числе: проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись; Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение текущего хранения документов и их сохранности; Ведение кадровой документации (графики отпусков, табель учета рабочего времени, объяснительные записки и т.п.); Осуществление мониторинга исполнения поручений руководителя: постановка поручений руководителя на контроль; Осуществление мониторинга исполнения поручений и обеспечение внесения отчётов об исполнении; Формирование для руководителя справочных материалов о поручениях; Формирование справок по исполнительской дисциплине подчиненных руководителя; Регулярный доклад руководителю об исполнении данных им поручений; Осуществление мониторинга исполнения поручений, данных руководителю вышестоящим руководством: Осуществление мониторинга исполнения поручений; формирование справочных материалов о поручениях для доклада руководителю; Мониторинг исполнения поручения соисполнителями в случае, если руководитель является ответственным исполнителем по данному поручению; Своевременное внесение отчётов об исполнении руководителем поручения в АСДОУ; Организационно-техническое обеспечение: составление и согласование графика работы руководителя, в том числе приема посетителей, проведения совещаний и т.д.; Организация телефонных переговоров руководителя, перераспределение телефонных звонков, ведение и поддержание в актуальном состоянии базы контактов руководителя; Организация деловых встреч, заседаний и совещаний, проводимых руководителем: оповещение участников о времени, месте и повестке дня мероприятий, организация рассылки материалов, заказ переговорных комнат и презентационного оборудования, заказ пропусков для посетителей на территорию Банка, организация буфетного обслуживания переговоров и прочее; Организация участия руководителя в представительских мероприятиях и встречах с внешними участниками; Подготовка командировок руководителя (служебная записка, бронирование гостиниц, конференц-залов, заказ билетов, трансфер, VIP-залы, отчеты о командировках); Документационное обеспечение командировок и представительских мероприятий с участием руководителя (подготовка служебных записок на командирование, отчетов о командировках, актов на списание представительских расходов и пр.); Координация работы служб обслуживания деятельности Департамента (водители, охрана, буфетное обслуживание и пр.); Организация и поддержание рабочего пространства приемной и кабинета руководителя в функциональном состоянии; Поддержание в исправном состоянии вычислительной и копировальной техники, средств связи; Выполнение функций другого секретаря (работника, ответственного за административную поддержку Департамента) на время его отсутствия (при возникновении производственной необходимости). Требования: Образование: среднее специальное (профиль профессиональной подготовки: делопроизводство, документационное обеспечение управления, архивоведение), высшее образование; Опыт работы от 1,5-2х лет; Опыт работы в системах электронного документооборота; Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint); Готовность работать в режиме многозадачности, внимательность, ответственность, стрессоустойчивость.
Адрес
Краснодар