Администратор проекта

компания "тп инжиниринг" обязанности: обеспечение документооборота и эффективного взаимодействия между руководителем проекта, сотрудниками офиса и остальными подразделениями общества. организация мероприятий по формированию проектного офиса, его содержанию и закрытию после завершения проекта (при необходимости). организация обеспечения жизнедеятельности офиса (покупка канцелярских принадлежностей, обеспечение водой, оформление заказа на покупку и получение оргтехники для сотрудников, контроль за заправками служебных автомобилей, и т.п.). консультации по использованию офисной оргтехники и контроль за её использованием, контроль за сохранностью офисной оргтехники, организация в установленном порядке оповещения сервисных компаний о возникновении неисправностей в работе оборудования и их своевременном устранении. ведение деловой переписки, реестров входящей и исходящей документации, договоров и другой проектной документации. проверка правильности оформления документов на соответствие нормативным актам по делопроизводству, представляемых на подпись руководителю структурного подразделения до их отправки адресату. организация в электронной системе процесса по документообороту и контроль за обновлением документов. систематизированное хранение и распределение проектной документации в печатном и электронном форматах. создание и поддержка библиотеки проектной документации, а также архивация проектных документов на «sharepoint» (общее хранилище документов). участие в формировании бюджета по содержанию проектного офиса и контроль за его исполнением. отправка первичной документации в бухгалтерию для отражения затрат и доходов в 1с. своевременное формирование облачного архива первичной документации на «sharepoint». хранение первичной документации в печатном и электронном форматах. заведение в sap b1 договоров и спецификаций, связанных с бюджетом офиса. формирование заявок в sap b1 на расходы, связанные с проектным офисом. заполнение табличных форм с заявками на оплату с прикреплением сканированной копии счета на оплату. формирование платежных поручений на основании заявки из sap b1. контроль за подготовкой, предоставлением и согласованием проектных документов и за внесением изменений. обеспечение своевременной рассылки документов, переписки и изменений по проекту всем сотрудникам проектной команды. подготовка информации для руководителя проекта и сотрудников по проведению периодических совещаний по проекту и доведения протоколов совещания до общего сведения специалистов. подготовка заседаний или совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, регистрации участников), ведения и оформления протоколов. организация приема делегаций, оформление программ и отчетов по встрече делегаций в установленной форме (бронирование гостиниц и организация трансфера). доведение информации о поручениях руководителя исполнителям и контроль сроков исполнения поручений. организация сбора информации для подготовки презентаций по проекту по установленному графику или по отдельному запросу руководителя проекта. ознакомление новых сотрудников проектной команды с организационной структурой холдинга, структурой и стратегией проекта, перечнем проектных документов, планом-графиком реализации проекта, планом коммуникации. обеспечение необходимой информативной и организационной поддержкой специалистов проектной команды, находящихся в командировке или служебной поездке (визы, разрешения на работу, регистрация, проживание, трансфер и т.д.) формирование ежемесячного табеля учета рабочего времени сотрудников и отправка его в отдел кадров организации не позднее 17 числа текущего месяца и 3 числа месяца, следующего за отчетным. требования: уверенное владение пк: ms office (word, excel, outlook, power point) приветствуется знание 1с предприятие знание битрикс24, sap, sap b1 будет преимуществом условия: работа в красноармейском районе оформление по тк рф, полный соцпакет проект действует до 31.12.2023 г. срочный трудовой договор (возможна пролонгация) график работы 5/2