Обязанности: Организовывать и вести систему документооборота Департамента: регистрация входящей/исходящей документации, организация согласования и подписания входящих/исходящих документов, в том числе в системе электронного документооборота СЭД, подготовка доверенностей Департамента (через СЭД). Управлять календарем Директора по корпоративным финансам (далее – Директор). Осуществлять работу по подготовке конференц-звонков, заседаний и совещаний, (сбор материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке заседания или совещания). Готовить заявки на проверку новых контрагентов (КА) Департамента, взаимодействие с КА. Организовывать заведение новых КА и информации по КА Департамента в SAP, заведение договоров и доп. соглашений к ним (включая, подготовку единоличных решений), а также передача договоров в архив. Организовывать и контролировать оплату счетов Департамента, включая решение возникающих вопросов с внутренними подразделениями Компании и подписание документов. Организовывать подготовку и отправку первичных документов для сервисного центра (далее-СЦ) и партнеров Департамента. Организовывать командировки департамента: билеты, гостиницы, трансферы, авансовые отчеты, перевод счетов (гостиниц, ж/д билетов). Поддержка в подготовке бюджета департамента. Организовывать встречи в рамках визитов инвесторов в Москве (подготовка расписания встреч с менеджментом и визитов в магазины). Обеспечивать сотрудников Департамента необходимым оборудованием и расходными материалами (визитки, канцтовары и пр.), на ремонт оргтехники, мебели и т.д. Обеспечивать пропуска в офис и переговорные для гостей и посетителей Департамента. Управлять курьерами и корреспонденцией (получение/отправление писем/ посылок, сопроводительные листы). Организовывать подарки партнерам. Выполнять иные поручения Директора и руководителей Департамента в рамках должностных обязанностей. Требования: Опыт работы - от 3-х лет работы помощником ТОП-менеджера. Ответственность, компетентность, самостоятельность в работе. Знание английского языка - от upper-intermediate. Знание программного обеспечения: владение ПК на уровне уверенного пользователя, знание полного пакета Microsoft, владение почтовыми приложениями и системами электронного документооборота. Коммуникабельность, способность урегулировать конфликтные ситуации, стрессоустойчивость, способность работать в рамках ограниченного времени, умение расставлять приоритеты, оперативность, аккуратность, внимательность, ответственность, организаторские способности, дружелюбность и умение работать в команде. Условия: График работы: 5/2, с 9:00 до 18:15 (в пятницу — до 17:00). Развитая система компенсаций и льгот. Широкий пакет ДМС (включая выезд за рубеж и стоматологию). Страхование жизни и здоровья. Скидки в магазинах сети Х5 («Пятёрочка», «Перекрёсток»). Программа привилегий Prime-zone (скидки на товары и услуги и специальные предложения от компаний-партнёров). Оформление по ТК РФ с официальной заработной платой.
Адрес
Москва