Делопроизводитель должен знать:• Законодательство Российской Федерации- гражданское,- трудовое.• Правила речевого этикета.• Этику делового общения.• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.• Схемы документооборота.• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.• Типовые сроки исполнения документов.• Принципы работы со сроковой картотекой.• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.• Правила документационного обеспечения деятельности организации.• Виды документов, их назначение.• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.• Правила передачи дел в архив организации.• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.• Современные информационные технологии работы с документами.• Системы электронного документооборота.• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.• Требования охраны труда.1.8. Делопроизводитель должен уметь:• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.• Систематизировать документы внутри дела.• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:• законодательными актами РФ;• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;• приказами и распоряжениями генерального директора;• настоящей должностной инструкцией.II. Должностные обязанности делопроизводителяДелопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:2.1.ведение кадрового документооборота гимназии, ведение документации по обучающимся2.2. учет, регистрация и распределение документации;2.3. проверка, редактирование документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;2.5. подготовка документов к архивному хранению;2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;2.7. коммуникации с курьерскими службами.
Адрес
Сочи