Документовед

Обязанности: Формирование повестки совещания, подготовка списка участников совещания; Составление протокола в ходе совещания руководства, итоговая вычитка и оформление проекта протокола, отправка его на согласование докладчикам, контроль процесса согласования проекта протокола, регистрация подписанного протокола и формирование резолюций по поручениям протокола, контроль исполнения поручений по протоколам, справочная работа по зарегистрированным протоколам организации; Подготовка отчета по контрольным поручениям протоколов; Осуществление учета и регистрации документов в системе электронного документооборота в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: оформление регистрационных карточек, создание банка данных; Подготовка проектов резолюций руководителя к входящим письмам, протоколам совещаний, приказам, распоряжениям, указам, факсограммам и прочим документам в системе электронного документооборота; В соответствии с резолюцией руководителя Организации передача документов на исполнение; Выполнение работы по проверке правильности оформления, адресования и наличия приложений корреспонденции, поступившей на регистрацию в системе электронного документооборота, возвращение неправильно оформленных документов исполнителям на доработку; Осуществление контроля за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в отдел, со всеми материалами по их исполнению; Снятие с контроля документов, по которым подготовлены качественные ответы; Осуществляет учет и регистрацию внутренних документов (служебные записки, протоколы Организации, приказы, распоряжения) в системе электронного документооборота в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: оформляет регистрационные карточки, создает банк данных; Отслеживание поступающих на официальную электронную почту Организации сообщения и другую корреспонденцию и направляет их в соответствующие структурные подразделения; Рассылка информационных документов по корпоративной электронной почте сотрудникам Организации; Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в документах. Требования: Высшее/среднее профессиональное образование. Аналогичный опыт работы от 2-х лет (с первыми лицами организации). Знание основ делового общения, правил проведения протокольных мероприятий, составления и оформления документов. Высокий уровень грамотности по русскому языку. Умение корректно формулировать основную мысль со слов докладчика совещания, внимание к деталям при оформлении документов. Опыт работы в государственных организациях – приветствуется. Коммуникабельность, ответственность, готовность работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость, готовность к ненормированному рабочему дню. Условия: Оформление в рамках ТК РФ с первого рабочего дня; График работы 5/2 с 8:00 до 17:00.