Обязанности: Выполняет функции секретаря Компании. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации: - принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; - принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации; - подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; Организовывает работу по документообороту Компании: - регистрация, ведение учета, хранение, архивация входящей/исходящей документации; - составление приказов по АХД по всем сферам деятельности подразделений организации (кроме приказов по ОТ) – (по мере необходимости); - разработка проектов писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения; - составление и выдача доверенностей на получение документации у контрагентов – (по запросу сотрудников); - отправка корреспонденции и отчетности по электронной почте, почтой России, а также курьерскими службами; - формирование контрольно-регистрационной картотеки документооборота Компании в соответствии с утверждённой номенклатурой; Работает с договорами: - работа с договорами по поставщикам (запрос и проверка уставных документов, заполнение, внесение в реестр, загрузка в 1С ДО, отслеживание процесса согласования и замечаний по данным договорам, контроль исполнения по замечаниям, подписание договора, регистрация в 1С и т.д.) – (ежедневно); - работа с договорами по покупателям (запрос и проверка уставных документов контрагента, составление типового договора, контроль подписания, отправка почтой оригинала, контроль возврата, регистрация) – (ежедневно); Ведет кадровое делопроизводство: - составление приказов; - ведение личных дел, - заполнение трудовых книжек; - занесение данных по сотрудникам в 1С Предприятие; - составление графика отпусков – (1 раз в год); Сдает отчетности в гос. учреждения (центр занятости, военкомат). Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Исполнительным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Выполняет поручения Исполнительного директора в соответствии со своей компетенцией: - копировально-множительные работы, сканирование документов; - печать служебных материалов, введение информации в банк данных; - заказ авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц; Принимает посетителей и организовывает деловые завтраков – (в дни посещения). Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. При выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. Требования: Офис - менеджер относится к категории технических исполнителей службы секретариата Компании. Офис - менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом Исполнительного директора предприятия. Офис - менеджер непосредственно подчиняется Исполнительному директору. Офис – менеджер руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - положением о внутреннем распорядке рабочего времени; - приказами руководства; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей Должностной инструкцией. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики. Офис-менеджер должен знать: организационно-штатную структуру и сотрудников Компании; положения, приказы и внутренние процедуры Компании; Условия: Полная занятость. Распорядок работы понедельник - пятница; с 08:30 до 17:30 (обед с 12:30 до 13:30 имеется место приема пищи).
Адрес
Симферополь