Референт руководителя

Обязанности:2.2.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора Общества и первого заместителя генерального директора;2.2.2. Осуществлять работу по регистрации, учету и передаче руководству Общества / в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. с использованием инструментария на базе программного комплекса 1С: Предприятие, в системе электронного документооборота ПАО «Транснефть»;2.2.3. Осуществлять контроль за поступлением/исполнением задач на имя генерального директора и первого заместителя генерального директора в системе электронного документооборота ПАО «Транснефть»;2.2.4. Осуществлять работу по регистрации и учету исходящих документов Общества с использованием инструментария на базе программного комплекса 1С: Предприятие и в системе электронного документооборота ПАО «Транснефть», а также отправку исходящих документов сторонним организациям по каналам электронной и факсимильной связи, в системе электронного документооборота ПАО «Транснефть» в установленном в Обществе порядке;2.2.5. Осуществлять контроль за оформлением (правильность составления согласно действующим требованиям, полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись руководству, а также поступивших из сторонних организаций;2.2.6. По распоряжению генерального директора и первого заместителя генерального директора осуществлять контроль за исполнением поручений, выданных по итогам рабочих встреч у генерального директора, первого заместителя генерального директора и по итогам планерных совещаний; принимать оперативные меры, направленные на их своевременное и качественное исполнение;2.2.7. В соответствии с резолюцией генерального директора, первого заместителя генерального директора доводить до работников Общества необходимую информацию, передавать документы на исполнение;2.2.8. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями путем телефонного сообщения и электронной почты;2.2.9. По распоряжению генерального директора, первого заместителя генерального директора составлять письма, запросы, отчеты, информационно-справочные и пр. материалы, готовить ответы авторам писем в пределах своей компетенции, основываясь на достоверной информации;2.2.10. Организовывать проведение телефонных переговоров генерального директора, его заместителей, главного инженера, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до их сведения её содержание, передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам (факсу, электронной почте и т.д.), а также телефонограммы, своевременно доводить их до сведения генерального директора, его заместителей, главного инженера;2.2.11. Вести расписания встреч и совещаний генерального директора, первого заместителя генерального директора;2.2.12. Осуществлять подготовку к проведению заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором, его заместителями, главным инженером (сбор и подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);2.2.13. Вести протоколы планерных и рабочих совещаний, осуществлять рассылку заинтересованным лицам в установленном порядке;2.2.14. Обеспечивать рабочее место генерального директора Общества, его заместителей, главного инженера необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие их эффективной работе;2.2.15. Организовывать приём посетителей и гостей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;2.2.16. Обеспечивать выполнение копировально-множительных и машинописных работ;2.2.17. Осуществлять бронирование номеров в гостиницах, оформлять заказы авиа и железнодорожных билетов в соответствии с ЛНА Общества, по поручению руководства выполнять размещение командированных;2.2.18. Обеспечивать порядок ведения учетно-поисковой системы электронного документооборота в зоне ответственности отдела делопроизводства и контроля;2.2.19. Обеспечивать порядок хранения документов в локальной вычислительной сети предприятия в соответствии с действующими требованиями;2.2.20. Осуществлять консультации по оформлению документов Общества и иным вопросам, находящимся в зоне ответственности отдела делопроизводства и контроля;2.2.21. Давать разъяснения заинтересованным лицам и сторонним организациям по вопросам деятельности Общества, в пределах своей компетенции;2.2.22. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации и проходящей служебной документации, принимать меры по недопущению их утраты;2.2.23. Обеспечивать сохранность и недоступность документов, имеющих ограничительный гриф "Коммерческая тайна" или «Конфиденциально»;2.2.24. Предоставлять информацию о ходе согласования документов в Обществе по требованию;2.2.25. При необходимости сопровождать генерального директора Общества на встречах; принимать участие в деловых встречах, переговорах, специальных приемах, составлять протоколы и другие документы, которыми оформляют результат и ход переговоров, встреч;Требования:уровень образования – среднее профессиональное образование;опыт работы – не менее 1 года по специальности. знание структуры и руководящего состава предприятия и его подразделений; знание основ этики и эстетики, правил делового общения; знание национальных стандартов в сфере делопроизводства; знание нормативно-методических документов и материалов по организации и ведению делопроизводства на предприятии; знание организационно - распорядительных документов Общества, регламентирующих порядок организации и ведения делопроизводства в Обществе; знания стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации; знание порядка контроля за прохождением служебных документов и материалов; знание профиля, специализации и особенности структуры Общества; знание правил ведения деловой переписки с применением типовых форм; умение пользования приемно-переговорными устройствами; знание современных систем и основных компьютерных программ (пакет Microsoft office, Fine reader и т.д.) для реализации возложенных функций и задач; знание правил эксплуатации организационно-вычислительной техники