Начальник отдела делопроизводства

компания "федеральное агентство воздушного транспорта" должностные обязанности:планировать, организовывать, контролировать деятельность отдела делопроизводственного обеспечения и контроля управления цифровой трансформации и обеспечения росавиации;организовывать взаимодействие с соответствующими структурными подразделениями центрального аппарата росавиации, ее территориальными органами и подведомственными организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела делопроизводственного обеспечения и контроля управления цифровой трансформации и обеспечения росавиации;обеспечить организацию и сопровождение делопроизводственного обеспечения деятельности росавиации, включая:- приём от экспедиции служебной корреспонденции (входящих документов), поступившей в росавиацию на бумажных носителях, в том числе с приложениями на электронных носителях, факсимильной и телеграфной связью;- первичную обработку и предварительное рассмотрение входящих документов, поступивших в росавиацию: на бумажных носителях, через систему межведомственного электронного документооборота, по электронной почте, факсимильной и телеграфной связью;- обеспечение учета (регистрацию) входящих документов путем их ввода в систему электронного документооборота росавиации, подготовку дополнительной информации к входящим документам (проектов резолюций, списков исполнителей, ссылок на ранее поступивший документ по указанной тематике и др.);-- передачу установленным порядком должностным лицам, ответственным за ведение делопроизводства и исполнительскую дисциплину в структурных подразделениях росавиации, зарегистрированных входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее – документы дсп);- регистрацию исходящих документов (писем), в том числе документов дсп, поручений, подписанных руководителем росавиации, заместителями руководителя росавиации, начальниками структурных подразделений росавиации, протоколов, подписанных руководителем росавиации;- обеспечение учета исходящих документов за подписью руководителя росавиации;- регистрацию и учет обращений граждан, поступивших в росавиацию;- взаимодействие с административным департаментом министерства транспорта российской федерации российской федерации (далее – минтранс россии) по вопросам документооборота, контроля исполнения, возврата документов, подлежащих формированию в дела центрального аппарата минтранса россии, ведения установленной отчетности по документообороту агентстваорганизовывать обеспечение контроля прохождения и исполнения документов в росавиации, включая:- постановку на контроль, мониторинг исполнения документов, обеспечение упреждающего контроля, снятие документов с контроля, направление исполненного документа в дело;- контроль исполнения поручений президента российской федерации, правительства российской федерации, министерства транспорта российской федерации, поступивших в росавиацию для исполнения и имеющих отметку о контроле, поручений, содержащихся в протоколах совещаний у министра транспорта российской федерации и постановлениях коллегии минтранса россии, а также контроль исполнения поручений руководителя росавиации, содержащихся в протоколах совещаний и постановлениях коллегии росавиации;- контроль исполнения документов, поступивших в росавиацию и имеющих отметку о контроле, от совета федерации федерального собрания российской федерации, государственной думы федерального собрания российской федерации, органов государственной власти, обладающих контрольно-надзорными полномочиями, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов российской федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и иных организаций;- контроль своевременного рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;- подготовку справок по исполнительской дисциплине в структурных подразделениях росавиации;участвовать в разработке проектов правовых актов росавиации, относящихся к компетенции отдела делопроизводственного обеспечения и контроля управления цифровой трансформации и обеспечения росавиации;принимать участие в организации и обеспечении работы системы электронного документооборота росавиации;осуществлять методическое руководство и обеспечивать контроль за соблюдением установленного порядка работы со служебными документами в структурных подразделениях росавиации, ее территориальных органах и находящихся в ведении росавиации организациях в соответствии с требованиями законодательства российской федерации, включая:- контроль работы с документами в структурных подразделениях росавиации, проверку поступающих служебных документов и при необходимости возврат их исполнителю на переоформление или для представления недостающих документов;- контроль ведения делопроизводства в структурных подразделениях росавиации;- проведение анализа работы структурных подразделений росавиации с входящими и исходящими документами, подготовку справочных материалов и статистических отчетов по количеству входящих и исходящих документов, а также их распределению по направлениям деятельности структурных подразделений росавиации;- подготовку предложений о привлечении к ответственности должностных лиц росавиации за нарушение правил работы со служебными документами, сроков исполнения поручений, сроков рассмотрения обращений граждан;осуществлять разработку, внедрение и совершенствование единой нормативно-методической базы, регулирующей вопросы делопроизводственного обеспечения деятельности росавиации, включая:- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построение поисковых систем, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив;- подготовку предложений по совершенствованию форм и методов делопроизводственного обеспечения деятельности росавиации на основе применения современных информационных технологий и по оптимизации системы электронного документооборота росавиации на основе проведенного анализа;- разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводственного обеспечения деятельности росавиации и ее территориальных органов;- подготовку и участие в проведении мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;осуществлять подготовку проектов приказов, поручений руководителя росавиации по направлению деятельности отдела, своевременное доведение их до исполнителей;участвовать в разработке и реализации ведомственной программы цифровой трансформации федерального агентства воздушного транспорта в части развития системы электронного документооборота росавиации и обеспечения межведомственного электронного взаимодействия с органами власти российской федерации и организациями;организовывать работу по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности росавиации, включая:- обеспечение формирования и ведения номенклатуры дел росавиации, согласование номенклатуры дел установленным порядком с федеральным архивным агентством, обеспечение хранения дел и оперативного использования информации, содержащейся в документах, образованных в процессе деятельности росавиации;- формирование списка должностных лиц, ответственных за формирование архивного фонда в росавиации;- организацию и сопровождение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов в соответствии с законодательством российской федерации по архивному делу;- подготовку и участие в проведении мероприятий по экспертизе ценности, отбору документов на постоянное и долговременное хранение;- формирование и оформление дел в соответствии с принятой номенклатурой дел росавиации;- подготовку и передачу дел в архив в соответствии с принятой сводной номенклатурой дел росавиации;- методическое руководство и оказание помощи структурным подразделениям росавиации по вопросам обеспечения сохранности и учета законченных делопроизводством дел;- контроль правильности оформления и формирования структурными подразделениями росавиации дел, подлежащих сдаче в архив;- участие в организации и обеспечении работы системы электронного архива;принимать участие в подготовке технических заданий для проведения закупочных процедур на поставку товаров и оказание услуг, выполнения работ для государственных нужд по направлениям, отнесенным к компетенции отдела;принимать участие в работе центральной экспертной комиссии росавиации;осуществлять своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений, направление заявителям ответов в установленные законодательством российской федерации сроки;в системе электронного документооборота росавиации установленным порядком подписывать проекты резолюций;визировать проекты документов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;выполнять иные функции по поручению начальника управления цифровой трансформации и обеспечения росавиации.