Специалист по делопроизводству

Обязанности: Обработка телефонных звонков и организация телефонных переговоров генерального руководства: ведение дополнительной базы телефонных контактов, регистрация поступающих в приемную телефонных звонков, перенаправление телефонных звонков, получение и передача необходимой информации. Обработка поступающей на генеральное руководство корреспонденции, документов и электронной почты, ведение дополнительной базы электронных адресов и телефонных контактов, регистрация поступающих в приемную корреспонденции, документов, электронной почты и телефонных звонков, перенаправление телефонных звонков, получение и передача необходимой информации. Планирование рабочего времени генерального руководства: внесение информации в Календарь, согласование с руководителем временных планов, согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками, информирование генерального руководства о регламенте намеченных мероприятий, предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий. Доведение до сотрудников персональных поручений генерального руководства осуществление контроля исполнения. Организация командировок генерального руководства. Организация работы с посетителями: ведение журнала (в т.ч. предварительной записи на прием), организация доступа посетителей в здание и офис (после переезда в главное здание), регистрация посетителей, обслуживание гостей в офисе, сервировка чайного (кофейного) стола. Организация подготовки и проведения совещаний и мероприятий: рассылка приглашений и информационных материалов, сбор текстов докладов и проектов итоговых документов, составление явочных листов (при необходимости), решение вопросов технического оснащения мероприятия (совместно со ИТ и АХС). Организация и поддержание функционального рабочего пространства офиса, приемной и кабинетов генерального руководства: обеспечение (совместно с ИТ и АХС) рабочих мест генерального руководства необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организация оформления интерьера кабинета генерального директора и приемной и рабочего места (повседневный уход), планирование и заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов. Работа с документами: печать служебных документов и других материалов, копировальные работы; сканирование документов, организация печати сторонними организациями (совместно с АХС), сортировка поступающих документов, подготовка документов для рассмотрения, учет поступающих и исходящих документов, организация доставки документов исполнителям, организация получения документов от контрагентов (в т.ч. почта России). Требования: Опыт работы в делопроизводстве (как плюс), или представление о работе – желание обучаться и развиваться. обучаемость, скрупулёзность в работе с документами, педантичность при исполнении служебных обязанностей, коммуникабельность, продвинутый уровень работы с офисным пакетом ПК (word, excel, outlook, power point) Условия: Место работы: пгт.Забайкальск График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 Развитие и созидание в профессиональной команде единомышленников Питание за счет Компании, доставка служебным транспортом